Dokumentera allt som rör ett ärende

Det är viktigt att du som handlägger ett ärende om till exempel bostadsanpassningsbidrag antecknar uppgifter som du får muntligen eller genom egna iakttagelser. 

Vad ska dokumenteras enligt förvaltningslagen?

Lagbestämmelser om dokumentation finns i 27 § förvaltningslagen. Som framgår längre ner på denna sida bör dock myndigheter dokumentera även andra typer av uppgifter än de som förvaltningslagen tar upp.

Förvaltningslag (2017:900) 27 §

27 §
  En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Av förvaltningslagen framgår att kommunen ska dokumentera uppgifter som den får på något annat sätt än genom en handling, om uppgifterna kan ha betydelse för ett beslut i ärendet.

Det kan till exempel vara fråga om information som någon ger muntligt eller som skaffas fram genom undersökningar eller besiktningar av föremål, fastigheter eller miljöer (proposition 2016/17:180 sid. 314).

Uppgifter av betydelse för alla typer av beslut ska dokumenteras

Det är inte bara uppgifter som kan ha betydelse för det slutliga beslutet som ska dokumenteras.

Även uppgifter som kan ha betydelse för andra typer av beslut under handläggningens gång ska dokumenteras. Om det framstår som uppenbart för kommunen att en muntlig uppgift kommer att sakna betydelse för ett beslut i ärendet behöver den dock inte dokumenteras. (Proposition 2016/17:180 sid. 176.) 

Exempel

En handläggare är på hembesök hos en person som har ansökt om bostadsanpassningsbidrag för en dusch i entréplan.

Under hembesöket konstaterar handläggaren att bostaden saknar både badkar och dusch. Detta har betydelse för det kommande bidragsbeslutet. Bidrag ska ju inte beviljas för åtgärder som behöver utföras på grund av avsaknad av grundläggande bostadsfunktioner (enligt 8 § punkten 3 lagen om bostadsanpassningsbidrag). Du ska därför dokumentera att badkar och dusch saknas.

Hur ska dokumentationen göras?

Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Det finns inget krav på att en särskild handling måste upprättas. Uppgifter kan återges i sammandrag och genom en tjänsteanteckning på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten. (Proposition 2016/17:180 sid. 314.)

När ska dokumentationen utföras?

Dokumentationen ska ske snarast. Det innebär att en myndighet inte kan dröja med att dokumentera inkommande uppgifter. Det minskar risken för att det som återges inte blir korrekt. (Proposition 2016/17:180 sid. 314.)

Varför finns krav på att dokumentera?

I propositionen till förvaltningslagen anges följande syften med bestämmelsen om dokumentation (proposition 2016/17:180 sid. 314–315):

• Den bidrar till att säkerställa enskildas rätt till fullständig partsinsyn och att myndigheten kan fullgöra sin kommunikationsskyldighet.
• Tillgång till allt material som har tillförts ett ärende är också en förutsättning för den prövning som en överinstans ska göra efter ett överklagande eller för till exempel Justitieombudsmannens (JO) eller Justitiekanslerns tillsyn. 

Dokumentation av sådana uppgifter som förvaltningslagen inte reglerar

JO har i granskningsärenden sedan länge, redan innan den nuvarande förvaltningslagen trädde i kraft, uttalat att myndigheter bör dokumentera allt som krävs för att man ska kunna följa gången i ett ärende. Propositionen till förvaltningslagen tar upp detta.  

Det framförs i propositionen att JO:s uttalanden, i fråga om sådant som formellt faller utanför bestämmelsens tillämpningsområde, inte påverkas av förslaget, utan kommer att gälla på samma sätt som tidigare. Vad JO har uttalat om att en myndighet bör dokumentera allt som krävs för att man ska kunna följa gången i ett ärende, kommer alltså att ha samma betydelse för rättstillämpningen som hittills. (Propositionen sid. 177 och 315.) 

JO om dokumentation av handläggningsåtgärder

JO har uttalat följande om dokumentation av uppgifter som handlar om handläggningen som sådan (JO, 2004-06-14, diarienummer 1739–2004 och diarienummer 1740–2004, och 2007-06-15, diarienummer 1477–2007): 

• Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. 
• Sådana uppgifter kan gälla att myndigheten har haft kontakt med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggaren har besökt den plats ärendet rör. 
• Parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation.
• Ett handläggarbyte kan i hög grad försvåras av brister i beskrivningen av vad som har förekommit i ett ärende.