Steg i processen för upphandling av kvalitet

Om ni som beställare vill att kvalitet ska vara avgörande i en upphandling av leverantörer och produkter är det viktigt att utvärderingsgruppen är rätt sammansatt. Gruppen behöver ha kompetens för att bedöma till exempel gestaltningsmässiga kriterier.

Introduktion

Boverket har tagit fram ett förslag på process som kan vara ett stöd till beställare som ska köpa produkter och tjänster och som vill sträva efter att uppnå kvalitet i slutresultatet. Processen kan användas i sin helhet eller utgöra inspiration och stöd vid förbättring av beställarens egna processer. Den kan användas i allt från upphandling i planprocessen till upphandling i bygg- och förvaltningsprocessen samt i såväl stora som små projekt.

Processen är uppbyggd kring frågor som beställaren kan ställa till sin egen organisation för att få ett tydligt fokus på kvalitetsdimensionen i varje skede.

Det kan behövas många upphandlingar under en byggnads eller gestaltad livsmiljös livscykel. Läs mer om i vilka skeden ni som beställare kan behöva upphandla på Upphandlingsmyndighetens webbplats under ”Relaterad information”.

Vision och behov

För att nå kvalitet i slutresultatet är det viktigt att från start och genom hela processen veta för vem och varför projektet görs. Processen börjar lämpligen med att ni som beställare definierar behovet och beskriver vad projektet ska åstadkomma. Detta görs med fördel genom nära samarbete med de som ska använda det slutliga resultatet, det vill säga brukarna. Brukarnas kunskap är viktig att ha med i tidiga skeden och dessutom synliggöra genom hela processen. Det är även lämpligt att beställaren vid behovsanalysen identifierar och beaktar samhällsbehov i det vidare perspektivet utanför er egen verksamhet. Det kan till exempel vara att bidra till allmänna platser i anslutning till miljön ni vill skapa, ekosystemtjänster som kan erbjudas och förstärkas, ökad känsla av identitet och sammanhang.

När ska upphandlingsprocessen påbörjas för att ge tillräcklig tid för en fullödig behovsanalys?

Denna fråga hör till de första en beställare behöver ta ställning till. Bäst förutsättningar att nå hög kvalitet i slutresultatet ges om behovsanalysen utgör starten för utvärderingsgruppens arbete och således lägger grunden för själva formuleringen av upphandlingsdokumenten.

Det kan finnas situationer med målkonflikter, exempelvis mellan nationella och regionala intressen. Det krävs då förståelse för värden på olika nivå och denna ömsesidiga förståelse kan enbart åstadkommas om de olika aktörerna tar ett gemensamt ansvar för utformningen av miljön.

Hur god är beställarens marknadskännedom?

För att veta vilka krav som är rimliga att ställa är det viktigt för er som beställare att känna till den marknad som leverantörerna verkar på. En marknadsanalys kan hjälpa till med att identifiera vilka krav som ska ställas på såväl tjänsten som leverantören. Analysen kan också bidra till att ta fram lämpliga tilldelningskriterier och för att förstå hur kraven bäst kan utvärderas. God kännedom om marknaden kan även indikera hur du som beställare bäst når leverantörerna. Det finns flera saker en beställare kan göra för att hålla sig uppdaterad:

• Hålla regelbundna informationsträffar med leverantörer om upphandlingsorganisationens kommande behov och verksamhetsidé (proaktivitet).
• Bjuda in leverantörer till informationsmöte om kommande upphandling.
• Göra marknadsundersökning som en del av behovsanalysen för att stämma av kraven mot marknadens kapacitet.
• Göra en förhandsannonsering av att upphandlingen är på gång.

Upphandlingsmyndigheten har vägledning med konkreta tips kring förberedelseskedet inför en upphandling och förslag på annonsering, dagordning och tolkning av lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Syftet är att beställare ska få bättre marknadskännedom. Under ”Relaterad information” kan du läsa mer om tidiga dialogmöten och förhandsannonsering på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

Vad kan ni som beställare begära av leverantörerna?

Kraven på leverantörerna måste stå i proportion till uppdraget enligt proportionalitetsprincipen i LOU. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens webbplats, se ”Relaterad information”.

Hur förankras och omhändertas er vision som beställare hos de olika aktörer som ingår i projektets faser?

Förankring hos de olika aktörerna kan till exempel säkerställas genom att beskrivning av visionen, policyer med mera ingår i upphandlingsdokumenten.

På vilket sätt kan brukarna/verksamheten göras delaktiga i behovsanalysen?

Det finns flera sätt att involvera brukarna i behovsanalysen, ett exempel är designdriven dialog. Med designdriven dialog menas samtal i en grupp brukare med olika perspektiv på behovet där man använder designmetoder för att driva arbetet framåt.

Försök att tänka i ett brett perspektiv och se hur förändringarna som projektet innebär påverkar omgivningen. Ett sätt att involvera allmänheten i ett tidigt skede är genom medborgardialoger. Med denna metod kan viktiga behov i det vidare perspektivet fångas upp och kvaliteten i projektet höjas. Se länk under ”Relaterad information” för exempel på medborgardialoger.

Finns det några särskilda skydd dokumenterade för objektet/miljön?

Det kan till exempel finnas områden som är av riksintresse, byggnadsminnen, världsarv, naturreservat eller liknande. Se ”Relaterad information” för exempel på särskilda skydd av gestaltade livsmiljöer.

Kompetens och organisation

Kontinuitet i kompetens och kännedom om vilka värden man bör prioritera är centrala frågor för att nå kvalitet i slutresultatet. En god intern kompetens skapar trygghet i beställarorganisationen och är viktig för att våga ställa kvalitetskrav på leverantörerna. Om det finns luckor i den interna kompetensen är det lämpligt att beställaren knyter extern kompetens till sig genom långsiktiga avtal, avrop från ramavtal eller en separat upphandling av sakkunniga rådgivare inom gestaltad livsmiljö.

Ett bra sätt att nå kvalitetsmålen är att ni som beställare sätter samman en arbetsgrupp inför upphandlingen. Gruppen träffas sedan kontinuerligt under förberedelser, genomförande och utvärdering av upphandlingen. För att ge största effekt är det bra om gruppen har mandat att inom en given budget fatta beslut.

Gruppen är bärare av kunskap som byggts upp genom hela processen. Det kan handla om gestaltningsmässiga värden som kommit fram i behovsanalysen, i kvalitetsdiskussionen vid formulering av tilldelningskriterier och vid utvärderingen av anbud. Gruppen har till uppgift att fokusera på de gemensamma utmaningarna, målbilden, att konkretisera nyttan, att säkra ett aktivt stöd från beställarorganisationens ledning samt ett engagerat och uthålligt ledarskap. Ju längre tid gruppen kan jobba ihop desto större kunskap och samsyn bygger den upp.

Hur nära jobbar era ekonomi- och budgetansvariga och upphandlare med er förvaltningsavdelning, respektive brukarrepresentanter?

Ett nära och tidigt samarbete mellan en offentlig beställares förvaltningsavdelning och dess upphandlingsfunktion främjar tidig förståelse för vilka behov som behöver tillgodoses. Detta gäller såväl vid detaljplanering som vid planering av byggprojekt. För att förstå funktioner som krävs är det även lämpligt att involvera brukare tidigt eller personer som har brukarnas perspektiv, om det vid tillfället inte finns brukare på plats.

Vilken kompetens inom arkitektur och gestaltad livsmiljö har ni som beställare internt och vilken kompetens behöver eventuellt handlas upp?

En inventering av tillgänglig kompentens klargör behov av förstärkning. Beroende på vad som upphandlas ser behoven olika ut. Se rubriken ”Kompetens och organisation” längre ner på denna sida för fördjupad beskrivning av kompetensbehov vid olika föremål för upphandlingen.

Hur stort är det ekonomiska värdet på upphandlingen? Är upphandlingens ekonomiska värde över eller under aktuellt tröskelvärde?

Beloppsvärdet avgör vilka regler en upphandling som utgångspunkt ska följa. Därför behöver ni göra en uppskattning av upphandlingens ekonomiska värde, det vill säga hur mycket ni kommer att handla av leverantören. En beräkning av värdet på det som ska upphandlas kan även finnas med i behovsanalysen. Observera att olika tröskelvärden gäller för upphandling av konsulttjänster respektive entreprenader. Läs mer om tröskelvärden och regler på Upphandlingsmyndighetens webbplats, se ”Relaterad information” nedan.

Vid beräkning av upphandlingens värde, vilket tidsperspektiv avseende teknisk och ekonomisk livslängd har ni som beställare använt er av i kostnadskalkylen? Det vill säga har livscykelkostnad tagits i beaktande?

Här kan ett livscykelkostnadsperspektiv vara bra att använda som alternativ kalkylmetod. Med hjälp av en livscykelkostnad (LCC) som kalkylunderlag kan er organisation identifiera vad som är kostnadsdrivande och på så sätt förutse framtida kostnader. Som exempel på ett övervägande mellan kostnad och livslängd kan val av material nämnas. För vägledning i hur man gör en livscykelkostnadsanalys på Boverkets webbplats, se ”Relaterad information”.

Förslag på arbetsgrupper

När det gäller sammansättningen i en arbetsgrupp vill Boverket föreslå nedanstående kompetenser. Förslagen utgår från upphandlingens syfte, till exempel ta fram en detaljplan, uppföra nya byggnader, utveckla en allmän plats, köpa in produkter eller förvalta en befintlig gestaltad livsmiljö.

Det är lämpligt att det som ska upphandlas, och behov kopplat till det, styr vilka som ingår i arbetsgruppen. Beroende på upphandlingens art kan det behövas specialistkompetens inom tillgänglighet, samhällsplanering, konst, kulturarv och antikvariska frågor eller miljö och hållbarhet.

Med arkitekt avses på denna webbsida kompetensen och inte yrkestiteln, det vill säga det breda perspektivet på arkitektur som inkluderar: planeringsarkitektur, inredningsarkitektur, landskapsarkitektur och design. De arbetsgrupper som beskrivs nedan har goda förutsättningar att skapa gestaltade livsmiljöer med hög kvalitet.

Förslag på arbetsgrupp för upphandlingar med syfte att skapa och förvalta gestaltad livsmiljö

När ni som beställare vill skapa en gestaltad livsmiljö, behövs kompetens för att analysera, konstruera, rita och bygga upphandlas. Ni kan också behöva stöd med att förankra policy och ambitioner, ta fram arkitekturprogram, köpa in leverantörer med kompetens inom renovering eller hjälp av en sakkunnig rådgivare inom arkitektur och gestaltad livsmiljö för att utveckla er organisation. En arbetsgrupp kan bestå av följande kompetenser:

• Projektledare med sakkunskap kring byggfrågor, väl förtrogen med beställarrollen, eventuellt med delegerat ekonomiskt mandat.
• Förvaltare med kännedom om det specifika objektets, fastighetens eller miljöns tekniska förutsättningar.
• Upphandlare med sakkunskap om upphandlingsförfaranden och LOU.
• Arkitekt med förmåga till övergripande synsätt och förståelse för hur behov, såväl tekniska, funktionella och estetiska som humanistiska kan samverka i en gestaltad livsmiljö.
• Brukarrepresentant med kunskap om behoven hos de som ska använda den gestaltade miljön, till exempel funktion och design för tillgänglighet, mångfald och jämställdhet.
• Sakkunnig inom annat för upphandlingen relevant område i gestaltad livsmiljö, till exempel konstruktion, konst, kulturarv, trafik eller översiktlig samhällsplanering.
• Om upphandlingen rör löpande fastighetsunderhåll till exempel lokalvård, fasadunderhåll eller trädgårdsskötsel är det lämpligt att ha med sakkunniga inom dessa områden i arbetsgruppen.

För vägledning om nyttan med och hur arkitekturstrategier kan tas fram se ”Relaterad information”

Förslag på styrgrupp för större komplexa upphandlingar med syfte att skapa och förvalta gestaltad livsmiljö

För stora, komplexa och arbetskrävande upphandlingar kan det vara lämpligt att forma en styrgrupp för att hantera kommunikationen mellan projektet och er organisations ledning. God kommunikation mellan arbetsgrupp och styrgrupp är av stor vikt för att bredda förankringen och grunda för beslut. En sådan styrgrupp kan bestå av följande kompetenser:

• Fastighetschef, stadsbyggnadschef, eller motsvarande med ekonomiskt mandat, strategisk överblick och kunskap om långsiktig förvaltning.
• Strateg med hållbarhet som fokus och kunskap på specialistnivå om hållbarhet och miljöfrågor.
• Arkitekt eller rådgivare inom arkitektur och gestaltad livsmiljö, till exempel verksarkitekt eller chefsarkitekt med kunskap på specialistnivå om konst, arkitektur och kulturarv.
• Brukarrepresentant med kunskap om behoven hos de som ska använda den gestaltade miljön, till exempel funktion och design för tillgänglighet, mångfald och jämställdhet. Till exempel skyddsombud eller personalchef.

Värden och prioriteringar

Värdena i en gestaltad livsmiljö skapas när flera delar samspelar till en helhet som både är funktionell, hållbar i längden och välfungerande estetiskt.

Kan de värden ni som beställare prioriterar i er verksamhet användas som inspiration till kvalitetskrav?

Vissa kommuner har till exempel arkitekturprogram som beskriver unika förutsättningar och önskade värden för just den egna staden eller platsen. Exempel på detta är Uppsalas arkitekturprogram, se ”Relaterad information”. Företag och organisationer har ofta värdegrunder som ska stärka deras identitet och göra deras verksamhet effektivare och generera hög kvalitet. De värdegrunderna kan omsättas till kvalitetskrav i en upphandling. Värdegrunderna dokumenteras ofta i policyer eller verksamhetsplaner.

Vad definierar önskad kvalitet i just det här projektet?

Använd till exempel tidigare beskrivna modeller under rubriken ”Synliggöra värden” på sidan ”Ställ krav på kvalitet” för att bryta ner värden till kvaliteter.

Vilka unika kunskaper om det aktuella objektet eller miljön har den arbetsgrupp som sattes ihop inför upphandlingen?

Omsätt gärna arbetsgruppens unika kunskaper till utvärderingsbara kvalitetskriterier. Det kan röra sig om kunskaper om exempelvis byggnadsmaterial, byggtekniker och arbetssätt. Liksom funktion och upplevelsevärden för de som ska använda miljön.

Vilka gestaltningsmässiga värden är viktiga att slå fast och hålla kvar under hela projektets gång?

Det är de värden som är uttryckta på övergripande nivå i program och policyer eller liknande. De kan också vara mer specifika och ha framkommit till exempel i samtal med hyresgäster eller allmänhet som har tillgång till miljön. Inspiration till övergripande kriterier finns exempelvis framtagna på EU-nivå inom arbetet med Davosdeklarationen. Europeiska kulturministrar antog i Davos 2018 en deklaration om hur en högkvalitativ ”Baukultur” kan uppnås. Deklarationen belyser bland annat hur kvalitet i gestaltad livsmiljö kan beskrivas genom olika parametrar. Kvalitetsparametrarna byggs upp kring principer och nyckelfrågor.

Dessa kriterier kan brytas ned till specifika kriterier för enskilda projekt. Se ”Relaterad information”.

Hur bevakas befintliga gestaltningsmässiga värden?

Genom att ni som beställare involverar expertis med relevant kunskap i ar