Förebilder för handläggning

I regleringsbrevet för 2018 fick Boverket i uppdrag att sammanställa, redovisa och tillgängliggöra goda exempel på kommuner som klarar plan- och bygglagens krav på handläggningstider. För att få ett underlag till sammanställningen har länsstyrelserna rapporterat in ett material till Boverket som bland annat baserar sig på enkäter och intervjuer från länens olika kommuner.

Boverkets sammanställning av länsstyrelsernas rapportering har delats upp i olika avsnitt baserat på de beslut som har samma handläggningstid. Den här texten handlar om planbesked och ett avsnitt om gemensamma åtgärder som kan vidtas oberoende av ärendetyp.

Planbesked

I ett planbesked framgår det om kommunen avser att inleda ett planarbete eller inte. Planbeskedet kan vara den första delen i en process när en detaljplan ska antas, ändras eller upphävas. Ett planbesked kan vara positivt eller negativt och kan inte överklagas.

Förekomsten av planbesked var 1 615 stycken för landets kommuner under år 2017. En del kommuner handlägger få ärenden om planbesked medan andra kommuner har flera sådana ärenden per år. Boverket sammanställer varje år statistik ifrån uppföljningen av PBL.

Ta del av Boverkets öppna data här.

När kommunen har fått en begäran om planbesked som uppfyller kraven ska kommunen ge sitt planbesked inom fyra månader, om kommunen och den som har gjort begäran inte kommer överens om något annat.

Plan- och bygglag (2010:900) 5 kap 3 §

Plan- och bygglag (2010:900) 5 kap 4 §

De flesta kommuner som handlägger ärenden om planbesked uppfyller kraven på handläggningstider enligt PBL. De kommuner som överskrider den lagstadgade handläggningstiden anger orsaker som lång tid till politiskt beslut, ofullständiga handlingar, komplicerade ärenden och resursbrist.

Samtliga kommuner som handlägger planbesked har ambitionen att meddela beslut inom den lagstadgade handläggningstiden. De flesta kommuner arbetar kontinuerligt med att utveckla och förbättra handläggningen av ärenden.

De kommuner som handlägger planbesked ger följande råd som kan utveckla och förbättra ärendehanteringen:

  • Eftersträva att alltid hålla översiktsplanen aktuell och tydlig.
  • Ange vid positivt planbesked när kommunen är beredd att pröva ärendet i ett detaljplaneförfarande.
  • Utarbeta interna rutiner och utbildningar för tjänstemän och politiker – gärna med tidplaner för bägge parter i handläggningssyfte.
  • Utarbeta externa rutiner med länsstyrelsen om bland annat innehåll i planbesked.
  • Anordna återkommande träffar med exploatörer och byggherrar.

Gemensamma åtgärder

Boverket kan konstatera att flera åtgärder påverkar kommunernas möjlighet att klara av handläggningstiderna för planbesked, lov och förhandsbesked samt startbesked efter anmälan. Hur kommunerna i praktiken arbetar med ärenden, men också andra åtgärder som typ av ärende och dess komplexitet kan påverka handläggningstiden. Boverket har sammanställt de åtgärder som enligt länsstyrelsernas redovisningar har betydelse för kommunernas handläggningstider. Åtgärderna har strukturerats upp i kategorier som till viss del går tillbaka till länsstyrelsernas regleringsbrev för 2018 och som också återfinns i länsstyrelsernas rapporter.

Om sammanställningen

Flera av de åtgärder som nämns under en viss kategori går också att placera in under en annan kategori. Det går därför inte att generellt dra slutsatsen att en viss åtgärd endast hör hemma i en viss kategori. Det är inte heller så att kategorierna är rangordnade enligt en viss ordning. I stället ska kategorierna läsas sammantagna som en beskrivning av hur kommunerna klarar av att hålla handläggningstiderna enligt PBL och PBF.

Förbättrade handläggningstider

Med förbättrade handläggningstider omfattas resursförstärkning av personal.

  • ökad bemanning/personalresurser.

Rådgivning/Service

Med rådgivning/service menas den information, stöd och hjälp som en sökande kan få och ta del av.

  • kundcenter som avlastar handläggarna
  • medborgarkontor lokalt nära medborgaren
  • möjlighet att kontakta förvaltningsgemensam företagslots en gång per vecka
  • broschyr/folder/film, som ger information om plan- och byggprocessen
  • drop in tider/öppet hus/kvällsöppet
  • telefontider
  • rutiner angående e-post
  • informationsträffar för allmänheten
  • uppdaterad webbsida.

En företagslots har till uppgift att vara företagarens enda kontakt med kommunen genom att sammanföra de olika förvaltningarna.

Digitalisering

Med digitalisering menas den process där analog information transformeras till digital information. Det innebär att informationen blir strukturerbar, sökbar och tillgänglig genom digitala kanaler. (TNC, Digitaliseringskommissionen, Tillgänglig på Rikstermbanken).

  • Kommuner som har ett helt digitalt ärendehanteringssystem, uppger att det är mycket positivt. Det är enklare för både sökande och handläggare att få överblick på ärenden och att följa dem genom processen.
  • Gatuvyer/flygfoton i stället för eller inför platsbesök.
  • Digital information som är tillgänglig för allmänheten med en planmosaik som innehåller planbestämmelser, fastighetsgränser och höjdmodell.

E-tjänster

E-tjänst definieras som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. (TNC, E-delegationen, terminologi för e-förvaltning, 2011, tillgänglig på Rikstermbanken). Användningen av e-tjänster varierar mellan kommunerna. En del kommuner har e-tjänster för alla ärenden medan andra har för vissa ärenden eller inga alls.

  • E-tjänster har exempelvis tagits fram för ärenden om planbesked, bygglov för murar och plank samt för anmälningsärenden för bygglovsbefriade åtgärder.

Handläggningsrutiner

Med handläggningsrutiner menas de åtgärder som vidtas från det att ett ärende kommer in till dess att beslut fattas.

  • veckomöten, ibland med andra enheter
  • förvaltningsöverskridande granskning efter komplettering för att säkerställa kvalitet och rättssäkerhet
  • samgranskningsmöte för att uppnå samstämmighet om tolkning och tillämpning av PBL
  • förbättra rutiner mellan administratör och handläggare
  • införa långtgående delegation för tjänstemännen
  • anpassa intervallen för nämndssammanträden så att beslut kan tas inom handläggningstiden
  • informera sökanden om sista inlämningsdatum innan sammanträde
  • ange preliminärt datum för nämndens beslut i mottagningsbeviset
  • utarbeta rutiner och mallar för bedömning av ansökan och för handläggningen i övrigt
  • tidig information om handläggningen till sökanden
  • checklista och kontaktpersoner till stöd för handläggaren
  • snabbare utskick till sökanden och sakägare
  • platsbesök.

Kompetensförsörjning

Med kompetensförsörjning menas att tillgången av och kvaliteten på kunskapen inom myndigheten säkerställs och upprätthålls.

  • plattform/internträffar för kunskapsutbyte
  • handläggarträffar, länsträffar för erfarenhetsutbyte
  • internutbildning, tvärsektoriella arbetsgrupper, beredningsgrupper, forum
  • webbseminarier och webbutbildningar, PBL kunskapsbanken
  • utbildning till politiker.

Mer information

Ta del av Boverkets rapport till regeringen under rubriken "Publikationer" i "Relaterad information".

Granskad: Sidansvarig: Webbredaktionen
Hjälpte informationen dig? Ja Nej