Näin Ruotsin asuntovirasto käsittelee henkilötietoja

Saat nyt tietoa siitä, miten Asuntovirasto toimii käsitellessään henkilötietoja vastuullisesti GDPR-säännösten mukaan.

Asuntovirasto on henkilötietovastaava viranomainen

Asuntovirasto vastaa henkilötietojen käsittelystä viranomaisen oman toiminnan puitteissa.

Mikä on päämäärä?

Asuntovirasto käsittelee henkilötietoja täyttääkseen viranomaisen toiminnan tarkoituksen ja tavoitteet. Käsittelyä tapahtuu esimerkiksi hankkeiden ja asioiden käsittelyssä, kommunikaatiossa kysymyksen esittäneen kanssa tai viranomaisvallankäytön harjoittamisen yhteydessä.

Julkisuusperiaate

Asuntovirastoon sovelletaan valtion viranomaisena julkisuusperiaatetta, joka tarkoittaa, että kaikilla on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisista asiakirjoista. Julkinen asiakirja voi olla esimerkiksi sähköpostiviesti, kirje tai asiakirja, jonka Asuntovirasto on saanut tai laatinut itse.

Monesta Asuntovirastoon saapuneesta tai viraston itse laatimasta asiakirjasta tulee julkinen asiakirja, joka on arkistolain säännösten mukaan säilytettävä. Joissakin tapauksissa on tehty päätös karsinnasta, mikä tarkoittaa, että asiakirjat säilytetään määrätyn ajan.

Kun jotakin asiakirjaa pyydetään nähtäväksi arkistosta, Asuntovirasto tutkii, voidaanko tiedot luovuttaa vai kuuluvatko ne julkisuus- ja salassapitolain mukaisen salassapidon piiriin. Julkisten asiakirjojen nähtäväksi pyytäminen on julkisuusperiaatteen mukaan perusoikeus. Asuntovirasto ei saa kysyä, kuka vaatii asiakirjaa nähtäväkseen eikä mihin tarkoitukseen sitä aiotaan käyttää.

Julkiset asiakirjat voivat sisältää henkilötietoja. Mikäli julkisessa asiakirjassa on henkilötieto, se voidaan joutua luovuttamaan, jos tiedot eivät kuulu salassapidon piiriin.

Mitä tietoja käsitellään?

Henkilötietoja, joita Asuntovirasto käsittelee, voivat olla osoite, henkilön kuva, diaarinumero, sähköpostiosoite, kiinteistötunnus, syntymäpäivämäärä, kotipaikkakunta, matkapuhelinnumero, nimi tai henkilönumero sekä muut jollekin erityiselle tehtävälle tai asialle välttämättömät tiedot. Asuntoviraston käsittelemät tiedot tulevat usein suoraan rekisteröidyltä henkilöltä tai muilta toimijoilta.

Mikä on oikeusperusta?

Asuntovirasto käsittelee henkilötietoja vähintään yhden GDPR:n 6 artiklassa mainitun oikeusperustan mukaan. Tavallisin perusta on, että käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai Asuntovirastolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Joskus käsittely suoritetaan oikeusvelvoitteen vuoksi. Joissakin tapauksissa käsittely perustuu rekisteröidyn kanssa tehtyyn sopimukseen tai häneltä saatuun suostumukseen.

Miten kauan tiedot säilytetään?

GDPR:n mukaan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan käsittelyn tarkoitusta varten. Samalla Asuntoviraston täytyy valtion viranomaisena noudattaa asiaan kuuluvaa Ruotsin lainsäädäntöä, kuten arkistolakia. Siksi jotkut henkilötiedot täytyy arkistoida, vaikka käsittelyn tarkoitus onkin saavutettu. Tiedot saa sen jälkeen karsia (poistaa) ainoastaan, kun ne eivät enää ole tarpeellisia, jos siitä ei ole erityistä päätöstä.

Onko käsittely turvallista?

Asuntovirasto suojelee henkilötietoja sopivien organisatoristen ja teknisten turvatoimien avulla.

Asuntoviraston palveluksessa on ainoastaan toimivaltaisia työntekijöitä, jotta he voisivat suorittaa työtehtäviään ja saada henkilötiedot käyttöönsä. Tiedot käsitellään Asuntoviraston sisäisissä tietojärjestelmissä. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät joskus myös ulkoiset toimittajamme, joihin kuuluvat myös mahdolliset alihankkijat, jotka varmistavat asianmukaisen suojelutason.

Esiintyykö henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin?

Pääasiassa Asuntovirasto käsittelee vain EU-/ETA-maiden asukkaiden henkilötietoja. Niissä tapauksissa, jolloin henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin, ryhdytään tarpeellisiin toimiin tietojen suojelemiseksi.

Mille muille tahoille henkilötietoja voi luovuttaa?

Julkisuusperiaatteen mukaan Asuntovirasto voi luovuttaa henkilötietoja henkilölle, joka pyytää julkisen asiakirjan tiedokseen.

Joidenkin tietojen käsittelyn yhteydessä Asuntovirasto luovuttaa myös henkilötietoja esimerkiksi toisille viranomaisille, kunnille ja organisaatioille.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

• Rekisteröidyn oikeudet (omien henkilötietojen osalta) GDPR:n mukaan:
• Saada tietoa henkilötietojen käsittelystä eri yhteyksissä ja eri tavoin. 
• Vaatia tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsitellään (rekisteriote).
• Vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisemista.
• Vaatia henkilötietojen poistamista.
• Vaatia henkilötietojen käsittelyn rajaamista.
• Saada vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
• Vaatia henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.
• Valittaa, jos rekisteröity katsoo Asuntoviraston henkilötietojen käsittelyn olevan ristiriidassa GDPR:n kanssa. Tämä tehdään Ruotsin valvontaviranomaisen verkkosivustolla, jolta löytyy lisätietoa.

Integriteettisuojaviranomaisen verkkosivusto

Yhteystiedot

Jos haluat esittää Asuntovirastolle kysymyksiä tai mielipiteitä henkilötietojesi käsittelystä – tai haluat käyttää GDPR:n mukaisia oikeuksiasi – voit ottaa sähköpostitse yhteyttä Asuntovirastoon tai Asuntoviraston tietosuoja-asiamieheen.