Upprätta och ändra

Arkivering översiktsplan

Plan- och bygglagen reglerar hela planprocessen från framtagande och ändring av översiktsplanen till och med antagande och laga kraft. Vad som gäller för hur planhandlingarna sedan ska hanteras regleras i annan lagstiftning, som till exempel arkivlagen. Med kravet på att uppgifterna i nya översiktsplaner ska vara tillgängliga digitalt kommer behov av digital arkivering eller elektroniskt långtidsbevarande.

Efter laga kraft

När ett beslut att anta eller ändra en översiktsplan har fått laga kraft ska kommunen utan dröjsmål skicka vissa handlingar till bland annat Boverket och länsstyrelsen.  De handlingar som ska skickas ska vara lämpliga för arkivering.

22 §
   När ett beslut att anta översiktsplanen har fått laga kraft, ska kommunen inom sex veckor skicka följande handlingar till Boverket, länsstyrelsen, lantmäterimyndigheten, regionen och de kommuner som berörs:
   1. översiktsplanen,
   2. den samrådsredogörelse som avses i 11 §,
   3. det granskningsyttrande som avses i 16 §,
   4. det utlåtande som avses i 17 §, och
   5. ett protokollsutdrag med beslutet. Lag (2020:76) .

6 §
   De handlingar som enligt 3 kap. 22 §, 5 kap. 32 eller
39 § eller 7 kap. 10 § plan- och bygglagen (2010:900) ska skickas till Boverket, länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten ska vara lämpliga för arkivering.
Förordning (2018:1872).

Arkivering

Översiktsplaner är allmänna handlingar, vilket innebär att regelverken i bland annat arkivlagen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen ska efterlevas. Den beslutade översiktsplanen med tillhörande dokument är upprättade handlingar som ska arkiveras. Informationen ska långtidsbevaras, hållas ordnad och också kunna tillhandahållas som allmän handling. Regelverken är teknikoberoende.

Alla myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

  • rätten för medborgarna att ta del av allmänna handlingar,
  • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  • forskningens behov.

3 §
   En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
   1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
   2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
   3. forskningens behov. Lag (2018:1912) .

Arkivansvar

Den som har informations- och arkivansvar ska säkerställa att handlingarna hanteras korrekt, säkert och på ett långtidsbeständigt sätt. Informationen ska göras sökbar och tillhandahållas till den som har rätt att se den. Samtidigt ska det finnas skydd från dem som inte har rätt att se, eller förändra, handlingen. Handlingens ursprung ska dokumenteras genom exempelvis metadata och övrig dokumentation. Om informationen inte ska bevaras ska den ansvarige även säkerställa att gallring sker utifrån fastställda regler. Varje myndighet ska ”svara för vården av sitt arkiv” fram tills att arkivmyndigheten tagit över detta ansvar. Därefter definieras de minimiåtgärder som varje myndighet, eller förvaltare av allmänna handlingar, ska vidta för att säkerställa sitt arkivansvar.

4 §
   Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar.

Hur ska arkivering av översiktsplaner ske?

Översiktsplaner är att se som allmänna handlingar eftersom de förvaras hos en myndighet. De är även att se som upprättade och ska därför vara registrerade. Myndighetens arkiv utgörs av de allmänna handlingar som upprättas i verksamheten. Varje myndighet ska säkerställa att allmänheten kan söka och ta del av dessa handlingar.

4 §
   En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Lag (2018:1801) .

10 §
   En handling anses ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.

I stället för det som föreskrivs i första stycket gäller följande:
   1. Diarier, journaler samt sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande anses ha upprättats när de har färdigställts för anteckning eller införing.
   2. Domar och andra beslut, som enligt vad som är föreskrivet ska avkunnas eller expedieras, samt protokoll och andra handlingar till den del protokollet eller handlingen hänför sig till ett sådant beslut, anses ha upprättats när beslutet har avkunnats eller expedierats.
   3. Andra protokoll från en myndighet och därmed jämförliga anteckningar anses ha upprättats när de har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.

Det som sägs i andra stycket 3 gäller inte protokoll hos riksdagens utskott, en kommuns revisorer, statliga kommittéer eller en kommunal myndighet i ärenden som denna endast bereder till avgörande. Lag (2018:1801) .

1 §
   Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra-fjärde styckena.

Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.

3 §
   En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
   1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
   2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
   3. forskningens behov. Lag (2018:1912) .

2 §
   Varje myndighet ska upprätta en beskrivning som ger information om
   1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar,
   2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,
   3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
   4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter,
   5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,
   6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
   7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten.

Kommunen har arkiveringsansvar för översiktsplaner. Det är kommunens egna arkivmyndighet som beskriver hur arkivering ska ske i kommunen och vilken information som ska lagras samt i vilka format. Det är möjligt för kommunen att spara översiktsplanen digitalt, men sedan kan varje arkivmyndighet ha fattat beslut om annan hantering, till exempel på grund av avsaknad av e-arkiv.

6 §
   I arkivvården ingår att myndigheten skall
   1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,
   2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning,
   3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,
   4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och
   5. verkställa föreskriven gallring i arkivet.

Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheterna ska bevara sina allmänna handlingar och att handlingarna ska bevaras i det skick eller format som handlingen kom in i, skapades i eller beslutades i.

5 §
   Som grund för arkivvården skall myndigheterna
   1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och
   2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.

Denna princip skulle innebära att digitalt skapad information också ska arkiveras och bevaras digitalt. På samma sätt innebär det att papper ska bevaras på papper. För att få en mer praktisk och sammanhållen arkivhållning finns möjlighet för arkivmyndigheter att fatta beslut om så kallad ersättningsskanning eller om att digital information skrivs ut inför arkivering. När information förs över från ett medium till ett annat, till exempel från papper till inskannad PDF-fil eller vice versa, så kan detta innebära gallring. Det ska alltså föregås av en utredning och ett aktivt beslut att ändra en handlings ursprungliga format till ett annat. Gallring innebär en informationsförlust av något slag. Vid byte av format kan informationsförlusten vara svårigheten att kontrollera handlingens äkthet eller ursprung.

Digital arkivering

Boverket har i sin rapport om elektroniska original och långtidsbevarande konstaterat att det dels behövs gemensamma nationella arkivspecifikationer, dels skulle behövas en nationell myndighet för centralt långtidsbevarande av planer, eftersom de flesta kommuner inte har förmågan att på egen hand arkivera handlingar digitalt.  

I ett pågående regeringsuppdrag om att under perioden 2025–2030 fortsätta etablera en obruten digital samhällsbyggnadsprocess ingår att göra en fördjupad analys av förutsättningarna för en statlig myndighet att hålla e-arkiv för kommunerna. Riksarkivet och Lantmäteriet ansvarar för analysen.

Fram till dess att kommunen har förmåga att arkivera sin översiktsplan i enlighet med Boverkets föreskrifter behöver denna typ av planer arkiveras i PDF-format. I dessa fall är den digitala planen inte att betrakta som själva beslutshandlingen. När kommunen väl har förmåga att arkivera den strukturerade informationen enligt Boverkets föreskrifter behövs inte PDF-hanteringen längre.

Boverket har tagit fram en specifikation som beskriver hur digitala översiktsplaner och detaljplaner kan säkras ur ett långtidbevarandesperspektiv. Syftet är att specifikationen ska användas för att komplettera metadata i ett arkivpaket med relevant teknisk bevarandeinformation, i enlighet med gällande praxis för elektronisk arkivering. Specifikationen ska ses som ett tillägg till de nationella specifikationer för översiktsplan och detaljplan som Lantmäteriet har.

Specifikationen inklusive tillhörande modell, exempel och beskrivning, finns att ta del av via Boverkets öppna data.

Publicerad 30 juni 2026
Boverket (2026). Arkivering översiktsplan. https://www.boverket.se/sv/PBL-kunskapsbanken/oversiktsplan/processen-for-oversiktsplanering/uppratta/arkivering-oversiktsplan/ Hämtad 2026-06-30