Arkivering av detaljplan
Plan- och bygglagen reglerar detaljplaneprocessen till och med antagande och laga kraft. Vad som sedan gäller för hur den gällande planen ska hanteras regleras i annan lagstiftning, som till exempel arkivlagen. Till följd av kravet på att uppgifterna i nya detaljplaner ska vara tillgängliga digitalt kommer behov av digital arkivering eller elektroniskt långtidsbevarande.
Efter laga kraft
När en antagen detaljplan får laga kraft ska kommunen:
- anteckna datumet då planen fick laga kraft på planhandlingarna,
- inom två veckor skicka planen och tillhörande dokument till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten, samt
- meddela de fastighetsägare som har rätt till ersättning genom en kungörelse eller ett skriftligt meddelande.
32 §
När beslutet att anta detaljplanen har fått laga kraft ska kommunen
1. på planhandlingarna anteckna det datum då planen fick laga kraft och, om ett förordnande enligt 13 kap. 17 § tredje stycket har meddelats, det datum då förordnandet meddelades,
2. inom två veckor skicka planen, planbeskrivningen och fastighetsförteckningen enligt 8 § till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten, och
3. med en kungörelse på det sätt som anges i 11 d § eller med ett skriftligt meddelande underrätta de fastighetsägare som kan ha rätt till ersättning enligt 14 kap. 5, 6, 7, 9, 10 eller 11 § och dem som enligt 14 kap. 12 § kan ha motsvarande rätt till ersättning samt i underrättelsen upplysa om innehållet i 15 kap. 5 §. Lag (2021:752) .
Kommunen ska inom två veckor skicka detaljplanen, planbeskrivningen och fastighetsförteckningen till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten, om det inte är uppenbart obehövligt. Handlingarna som skickas till länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten ska vara lämpliga för arkivering.
6 §
De handlingar som enligt 3 kap. 22 §, 5 kap. 32 eller
39 § eller 7 kap. 10 § plan- och bygglagen (2010:900) ska skickas till Boverket, länsstyrelsen och lantmäterimyndigheten ska vara lämpliga för arkivering.
Förordning (2018:1872).
Arkivering
Detaljplaner och planbeskrivningar utgör allmänna handlingar, vilket innebär att regelverken i bland annat arkivlagen, tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen ska efterlevas. Den beslutade detaljplanen med tillhörande dokument är upprättade handlingar som ska arkiveras. Informationen ska långtidsbevaras, hållas ordnad och också kunna tillhandahållas som allmän handling. Regelverken är teknikoberoende.
Alla myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten för medborgarna att ta del av allmänna handlingar,
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
- forskningens behov.
3 §
En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.
Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.
Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov. Lag (2018:1912) .
Arkivansvar
Den som innehar informations- och arkivansvar ska säkerställa att handlingarna hanteras korrekt, säkert och på ett långtidsbeständigt sätt. Informationen ska göras sökbar och tillhandahållas till den som har rätt att se den men samtidigt säkerställa skydd från dem som inte har rätt att se, eller förändra, handlingen. Handlingens ursprung ska dokumenteras genom exempelvis metadata och övrig dokumentation. Om informationen inte ska bevaras ska den ansvarige även säkerställa att gallring sker utifrån fastställda regler. Varje myndighet ska ”svara för vården av sitt arkiv” fram tills att arkivmyndigheten tagit över detta ansvar. Därefter definieras de minimiåtgärder som varje myndighet, eller förvaltare av allmänna handlingar, ska vidta för att säkerställa sitt arkivansvar.
4 §
Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar.
Hur ska arkivering av detaljplaner ske?
Detaljplaner är att anse som allmänna handlingar eftersom de förvaras hos en myndighet och är att anse som upprättade och ska då vara registrerade. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Varje myndighet ska också upprätta möjlighet för allmänheten att söka allmänna handlingar.
4 §
En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Lag (2018:1801) .
10 §
En handling anses ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.
I stället för det som föreskrivs i första stycket gäller följande:
1. Diarier, journaler samt sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande anses ha upprättats när de har färdigställts för anteckning eller införing.
2. Domar och andra beslut, som enligt vad som är föreskrivet ska avkunnas eller expedieras, samt protokoll och andra handlingar till den del protokollet eller handlingen hänför sig till ett sådant beslut, anses ha upprättats när beslutet har avkunnats eller expedierats.
3. Andra protokoll från en myndighet och därmed jämförliga anteckningar anses ha upprättats när de har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.
Det som sägs i andra stycket 3 gäller inte protokoll hos riksdagens utskott, en kommuns revisorer, statliga kommittéer eller en kommunal myndighet i ärenden som denna endast bereder till avgörande. Lag (2018:1801) .
1 §
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra-fjärde styckena.
Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.
3 §
En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen.
Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.
Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov. Lag (2018:1912) .
2 §
Varje myndighet ska upprätta en beskrivning som ger information om
1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar,
2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar,
3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar,
4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter,
5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar,
6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och
7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.
I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten.
För detaljplaner är det kommunen som har arkiveringsansvar och det är den egna kommunens arkivmyndighet som beskriver hur arkivering ska ske i kommunen och vilken information som ska lagras samt i vilka format. Det är möjligt för kommunen att spara detaljplanen digitalt, men sedan kan varje arkivmyndighet ha fattat beslut om annan hantering, till exempel på grund av avsaknad av e-arkiv.
6 §
I arkivvården ingår att myndigheten skall
1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas,
2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning,
3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst,
4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och
5. verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheterna ska bevara sina allmänna handlingar och att handlingarna ska bevaras i det skick eller format som handlingen kom in i, skapades i eller beslutades i.
5 §
Som grund för arkivvården skall myndigheterna
1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och
2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet.
Denna princip skulle innebära att digitalt skapad information också ska arkiveras och bevaras digitalt. På samma sätt innebär det att papper ska bevaras på papper. För att få en mer praktisk, och sammanhållen, arkivhållning finns dock möjlighet för arkivmyndigheter att fatta beslut om så kallad ersättningsskanning eller om att digital information skrivs ut inför arkivering. När information förs över från ett medium till ett annat, till exempel från papper till inskannad pdf-fil eller vice versa, så kan detta innebära gallring. Det ska alltså föregås av en utredning och ett aktivt beslut att ändra en handlings ursprungliga format till ett annat. Gallring innebär en informationsförlust av något slag. Vid byte av format kan informationsförlusten vara till exempel svårigheten att kontrollera handlingens äkthet eller ursprung.
Digital arkivering
Vad betyder det att ha ett elektroniskt original? I många fall avses med ett elektroniskt original en elektronisk handling försedd med en elektronisk underskrift. Genom den elektroniska underskriften får den elektroniska handlingen ett skydd mot efterföljande ändringar och därigenom en garanti för äkthet. Den elektroniska underskriften ger också handlingen en yttre ram genom att avgränsa de uppgifter som utställarangivelsen omfattar.
I en digital miljö finns originalinnehåll men inget originalexemplar
I elektronisk miljö bygger all informationsbehandling på kopiering av digitala data och nya exemplar blir normalt identiska med sina förlagor. Om en elektroniskt underskriven handling kopieras så att alla data överförs utan ändringar uppstår flera ”original”. I elektronisk miljö är ett original således inte knutet till en unik fysisk bärare på det sätt som text och underskrift är knutna till ett pappersark. Elektroniska underskrifter och andra liknande skydd för äkthet knyts i stället till de digitala data som representerar informationsinnehållet. Skillnaden mellan pappersmiljö och elektronisk miljö kan i detta sammanhang beskrivas utifrån den relation en utställare av ett original har till handlingen. I pappersmiljö knyts utställaren till ett unikt fysiskt exemplar – i elektronisk miljö till ett visst informationsinnehåll som representeras av digitala data. Detta kan något förenklat beskrivas så att det i elektronisk miljö finns ett originalinnehåll men inte något originalexemplar.
Specifikation för långtidsbevarande av digitala detaljplaner
För att bistå kommunerna vid långtidsarkivering av detaljplaner, har Boverket tagit fram ett tillägg till den nationella specifikationen för detaljplan som beskriver hur digitala detaljplaner kan säkras ur ett långtidsperspektiv. Tanken är att tillägget ska användas för att komplettera metadata för ett arkivpaket med relevant teknisk bevarandeinformation utifrån gällande praxis för elektronisk arkivering.
Specifikationen består av en informationslagringsmodell och en dataelementkatalog. Informationslagringsmodellen hanterar metadata för teknisk information för en detaljplan med tillhörande handlingar. Dataelementkatalog är en representation av modellen i textform. Katalogen innehåller även ytterligare beskrivande texter utöver modellen. Tillsammans är de ett komplement till övriga metadatauppsättningar och ersätter inte den nationella specifikationen för detaljplaner, kommunens egen metadatauppsättning för verksamhetsinformation, arkivredovisning eller andra paketeringsspecifikationer.
Tillägget är en specifikation som anger hur kommunens egna metadatauppsättningar från verksamhetssystemen kan kompletteras. Specifikationen ska också kunna utgöra ett stöd vid säkerställande av nödvändiga bevarandemetadata vid arkivering och långtidsbevarande av digitala detaljplaner oavsett lagringslösning. Metadataattributen/bevarandemetadata i specifikationen kan användas för att beskriva och dokumentera informationsobjekt i samband med arkivering och vid långtidslagring av informationsobjekt.
Boverkets uppfattning är att innehållet i specifikationen bäst tillämpas inbyggt i programvara. Specifikationen skulle därför kunna tillämpas som en del i en kravspecifikation vid upphandling av verksamhetsstöd.
Informationslagringsmodellen hittar du i Boverkets modellbibliotek.
Dataelementkatalogen finns på den här sidan under relaterad information.
Övergripande kan ett arkivpaket utformas utifrån exempelvis modellen nedan: