Länsstyrelsens handläggningstider för överklagade lov och förhandsbesked

För år 2022 har något fler länsstyrelser uppfyllt ett av inriktningsmålen för ärenden om överklagade lov och förhandsbesked och ett av inriktningsmålen för ärenden om överklagade bygglov för bostäder jämfört med föregående år. Variationen i handläggningstid är fortsatt stor mellan de olika länsstyrelserna. Den genomsnittliga handläggningstiden för hela riket har även ökat jämfört med föregående år.

Länsstyrelsernas inriktningsmål för år 2022

Enligt uppdrag B2 i länsstyrelsernas regleringsbrev för år 2022 ska länsstyrelserna redovisa uppgifter om sina handläggningstider för ärenden om överklagade lov och förhandsbesked under år 2022. Syftet är att se om handläggningstiderna följer de inriktningsmål som regeringen satt upp.

För ärenden om överklagade kommunala beslut om lov, där bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked ingår, gällde följande inriktningsmål år 2022:

• 75 procent avgjorda inom 105 dagar
• 90 procent avgjorda inom 150 dagar

För ärenden om överklagade kommunala beslut om bygglov för bostäder, dock inte fritidshus, gällde följande inriktningsmål för år 2022:

• 75 procent avgjorda inom 80 dagar
• 90 procent avgjorda inom 120 dagar

Tiderna räknas från den dag överklagandet kom in till länsstyrelsen fram till den dag länsstyrelsen avgjorde ärendet. Ärenden som avvisats eller avskrivits har inte räknats med.

Boverket redovisar här en sammanställning gällande hur väl målen uppfylldes samt en sammanfattning av länsstyrelsernas erfarenheter.  Uppgifterna kommer från en enkät som har besvarats av samtliga 21 länsstyrelser.

Stor variation i handläggningstid mellan länsstyrelserna

Den genomsnittliga handläggningstiden för avgjorda ärenden om överklagade lov och förhandsbesked varierar stort mellan länsstyrelserna. Utifrån svaren från länsstyrelserna var den kortaste genomsnittliga handläggningstiden för år 2022 30 dagar och den längsta 318 dagar. Den genomsnittliga viktade handläggningstiden i riket var 110 dagar, vilket är en ökning med 7 dagar jämfört med år 2021. Medianvärdena för länsstyrelsernas handläggningstider varierade år 2022 mellan 16 och 314 dagar.

Vad gäller den genomsnittliga handläggningstiden för avgjorda ärenden om överklagade bygglov för bostäder så varierar den också stort mellan länsstyrelserna. Utifrån svaren från länsstyrelserna var den kortaste genomsnittliga handläggningstiden för år 2022 29 dagar och den längsta 224 dagar. Den genomsnittliga viktade handläggningstiden i riket var 65 dagar, vilket är en ökning med 3 dagar jämfört med år 2021. Medianvärdena för länsstyrelsernas handläggningstider varierade år 2022 mellan 23 och 248 dagar.

Inriktningsmål 75 procent inom 105 dagar

Det första inriktningsmålet för lov och förhandsbesked innebär att 75 procent av ärendena om överklagade beslut om lov och förhandsbesked ska ha avgjorts inom 105 dagar. 11 av 21 länsstyrelser nådde detta mål år 2022, vilket är en förbättring jämfört med år 2021, då 9 län nådde målet.

Andelen ärenden om lov och förhandsbesked som har avgjorts inom 105 dagar varierar stort mellan länsstyrelserna. Under år 2022 varierade andelen avgjorda ärenden mellan 11 och 100 procent. Av alla ärenden om överklagade lov och förhandsbesked i riket avgjordes 77 procent inom 105 dagar. Det är en liten förbättring jämfört med år 2021, då det var 74 procent.

Inriktningsmål 90 procent inom 150 dagar

Det andra inriktningsmålet för lov och förhandsbesked innebär att 90 procent av ärendena om överklagade beslut om lov och förhandsbesked ska ha avgjorts inom 150 dagar. Under år 2022 nådde 11 av 21 länsstyrelser detta mål, vilket är på samma nivå som år 2021, då också 11 län nådde målet.

Andelen ärenden om lov och förhandsbesked som har avgjorts inom 150 dagar varierar stort mellan länsstyrelserna. Under år 2022 varierade andelen avgjorda ärenden mellan 20 och 100 procent. Av alla ärenden om överklagade lov och förhandsbesked i riket avgjordes 87 procent inom 150 dagar. Det är en marginell försämring jämfört med år 2021, då det var 88 procent.

Inriktningsmål bygglov för bostäder – 75 procent inom 80 dagar

Det tredje inriktningsmålet gäller överklagade beslut om bygglov för bostäder, dock inte fritidshus. Målet innebär att 75 procent av ärendena om överklagade beslut ska ha avgjorts inom 80 dagar. 11 av 21 länsstyrelser uppfyllde detta mål år 2022, vilket är en mindre försämring jämfört med år 2021, då 12 av 21 länsstyrelser uppnådde målet.

Andelen ärenden om överklagade beslut om bygglov som avgjorts inom 80 dagar varierar mellan 9 och 100 procent för år 2022. Det är en något mindre spridning jämfört med år 2021, då spridningen låg mellan 0 och 100 procent. Av alla ärenden om överklagade bygglov för bostäder i riket avgjordes 83 procent inom 80 dagar. Det är en marginell försämring jämfört med år 2021, då det var 84 procent.

Inriktningsmål bygglov för bostäder – 90 procent inom 120 dagar

Det fjärde och sista inriktningsmålet innebär att 90 procent av ärendena om överklagade beslut om bygglov för bostäder, dock inte fritidshus, ska ha avgjorts inom 120 dagar. 16 av 21 länsstyrelser uppfyllde detta mål år 2022, vilket är en förbättring jämfört med år 2021, då 14 län nådde målet.

Andelen ärenden om överklagade beslut om bygglov som avgjorts inom 120 dagar varierar mellan 27 och 100 procent för år 2022. Det är en marginellt större spridning jämfört med år 2021, då andelen varierade mellan 29 och 100 procent. Av alla ärenden om överklagade bygglov för bostäder i riket avgjordes 95 procent inom 120 dagar. Det är en marginell försämring jämfört med år 2021, då det var 96 procent.

Orsaker till att målen inte nås

I enkätsvaren för år 2022 har ett flertal länsstyrelser angivit att de under året har haft personalomsättningar, vakanser, föräldraledigheter, rekryteringar och upplärning av nyanställda med mera som påverkat handläggningstiderna och gjort att de inte uppnått handläggningsmålen för ärenden om överklagade lov och förhandsbesked. En länsstyrelse nämner också att de jurister som jobbar med överklagade lov och förhandsbesked under året har fått hjälpa andra delar av länsstyrelsen internt, vilket påverkat handläggningstiderna. Även arbetet med valet till bland annat riksdagen under året har påverkat handläggningstiderna hos några länsstyrelser, eftersom den personal som normalt jobbar med ärenden om överklagade lov och förhandsbesked har fått jobba med valet i stället.

Ett flertal länsstyrelser nämner också att de i början av året hade en stor ärendemängd, bland annat på grund av att de haft ett ökat antal ärenden under pandemin de föregående åren. Det har också varit en stor ärendeinströmning under halva eller hela år 2022 hos några länsstyrelser. Ett flertal länsstyrelser nämner också att de under året har prioriterat att jobba bort de äldsta ärendena, vilket påverkat handläggningstiderna för de nyare ärendena som kommit in under året. Detta arbete har dock gjort att ärendebalansen i stort har minskat hos länsstyrelserna. Några länsstyrelser nämner också att de under året har haft ett flertal ärenden som varit komplicerade att handlägga eller som krävt omfattande kommunicering, vilket påverkat handläggningstiderna för dessa ärenden.

Vad gäller handläggningen av ärenden om överklagade bygglov för bostäder så nämner ett flertal länsstyrelser att de under året har prioriterat dessa ärenden framför andra ärendegrupper. Det gör att de klarar handläggningstiderna för dessa typer av ärenden. Men prioriteringen gör också att länsstyrelserna inte klarar handläggningstiderna för andra ärenden om överklagade lov och förhandsbesked.

Planerade åtgärder

I enkätsvaren för år 2022 anger de flesta länsstyrelser att de åtgärder som vidtagits, eller som avses vidtas, för att klara av de inriktningsmål som gäller för ärenden om överklagade lov och förhandsbesked är att på olika sätt öka personalresurserna. De sätt som nämns för att öka personalresurserna är att bland annat anställa ny personal på vakanta tjänster, att tillfälligt omfördela resurser internt inom länsstyrelsen samt att tillfälligt hyra in personal från andra länsstyrelser. En länsstyrelse nämner också att de tog beslut om en övertidssatsning för befintlig personal för att få ner antalet ärenden, vilket var framgångsrikt enligt den länsstyrelsen.

Ett flertal länsstyrelser nämner också att de åtgärder som vidtagits, eller som avses vidtas, för att klara av inriktningsmålen är att förändra den egna organisationen eller arbetssätten inom organisationen. Ett par länsstyrelser nämner exempelvis att de skapat en beredningsfunktion inom sin organisation som gör en första granskning av nyinkomna ärenden. Detta har då både ökat effektiviteten i beredningsskedet och frigjort tid för övriga handläggare. En länsstyrelse nämner också att de har infört tekniska funktioner som gjort det möjligt att skapa en bättre struktur och överblick över öppna ärenden. Detta har i sin tur ökat möjligheten till koordinering och effektivisering av ärendehandläggningen.

I övrigt så nämner ett flertal länsstyrelser att de jobbar löpande med att utveckla arbetssätt, omprioritera mellan arbetsuppgifter och ärenden samt kontinuerligt följa upp handläggningstider i syfte att förbättra handläggningstiderna. En länsstyrelse nämner exempelvis att de delvis jobbar koncentrerat med att handlägga ärenden av likartat slag, för att öka effektiviteten i handläggningen och på det sättet kunna avgöra fler ärenden snabbare.

Vad gäller de åtgärder som vidtagits, eller som avses vidtas, för att klara av inriktningsmålen för ärenden om överklagade bygglov för bostäder så anger ett flertal länsstyrelser att de kommer fortsätta att prioritera denna ärendegrupp framför andra för att på det sättet kunna klara av inriktningsmålen. En länsstyrelse nämner också att de kommer att ha en regelbunden uppföljning av denna ärendegrupp under året för att säkerställa att inriktningsmålen uppnås.

Länsstyrelsernas erfarenheter

I enkäten för år 2022 lämnades ett fåtal kommentarer om länsstyrelsernas övriga erfarenheter gällande handläggningen av ärenden om överklagade lov och förhandsbesked.

Av de erfarenheter som lämnades så anger Länsstyrelsen Skåne att de uppfyller inriktningsmålen för sjätte året i rad. Anledningen till detta är att länsstyrelsen sedan flera år tillbaka har ett ”Lean-baserat” arbetssätt som visat sig vara framgångsrikt och som länsstyrelsen ständigt utvecklar. Några av framgångsfaktorerna bakom detta arbetssätt är enligt länsstyrelsen att handläggarna bland annat arbetar tematiskt, det vill säga sorterar och kategoriserar ärendena utifrån typ av ärende. Handläggarna plockar också själva ärenden från en gruppgemensam digital hög med ärenden, vilket innebär ett så kallat pull-system i stället för ett så kallat push-system. Handläggarna har också en veckovis gemensam statistikuppföljning på gruppnivå som medför att alla inblandande har en kontroll på ärendebalanserna och handläggningstiderna. Detta arbetssätt har enligt Länsstyrelsen Skåne resulterat i att handläggarna upplever sig mindre stressade. De tror också att handläggningstiderna hos andra myndigheter kan förbättras genom detta arbetssätt och anger därför att de gärna delar med sig av sina goda erfarenheter till andra länsstyrelser, om regeringen ger dem det uppdraget.

Länsstyrelsen Halland anger att deras erfarenheter från handläggningen av ärenden om överklagade lov och förhandsbesked är att de har ett stort antal ärenden att handlägga, vilket gör det svårt att klara av inriktningsmålen. Enligt länsstyrelsen skiljer sig också ärendenas komplexitet åt beroende på var åtgärderna ska utföras i länet. Det finns också många motstående intressen inom länet eftersom det är litet till ytan, men stort sett till befolkningen. Länsstyrelsen Halland anger också att de åtgärder som uppförs längs den halländska kusten ofta är arkitektritade och att byggherren ofta försöker testa gränserna för vad detaljplanerna tillåter. Enligt länsstyrelsen är det också vanligt att både byggherren och klagande grannar har ombud och att det blir en skriftväxling mellan parterna i ärendena.

Länsstyrelsen Stockholm anger att deras erfarenheter från handläggningen av ärenden om överklagade lov och förhandsbesked är att det är vanligt förekommande att kommunerna inte skickar över allt relevant underlag som behövs för länsstyrelsens prövning av ärendena. Länsstyrelsen behöver därför ofta begära in kompletterande handlingar från kommunerna. Ett ärende som inte är komplett från början fördröjer därmed handläggningstiden hos länsstyrelsen.