Material av betydelse för beslutet ska kommuniceras med sökanden

Innan kommunen fattar ett beslut i ett ärende ska den normalt underrätta sökanden om allt material av betydelse och ge sökanden tillfälle att yttra sig över materialet.

Förvaltningslagens krav på att kommunicera 

Av förvaltningslagens bestämmelse om kommunikation i 25 § följer att kommunen  normalt måste kommunicera allt material av betydelse för beslutet med sökanden innan den fattar ett beslut i ärendet. Det vill säga underrätta sökanden om sådant material och ge sökanden tillfälle att yttra sig över det. Detta är huvudregeln och den gäller alla typer av beslut som kan aktualiseras inom ramen för handläggningen av ett ärende. (Proposition 2016/17:180 sid. 310.)

Material av betydelse för beslutet

Observera att kravet på kommunikation enbart omfattar sådant material som utgör underlag för beslutet i fråga. Sådant material som helt saknar relevans för ett beslut i ett ärende omfattas inte av kravet på kommunikation. Med material av betydelse avses sådana omständigheter eller uppgifter som påverkar myndighetens ställningstagande i den fråga som beslutet gäller. Det kan handla om till exempel uppgifter i utredningar eller remissyttranden som talar till fördel eller nackdel för sökanden i ärendet. Det är inte ett förslag till beslut som ska kommuniceras. (Proposition 2016/17:180 sid. 310-311.)

Material

Uttrycket material tar inte enbart sikte på handlingar utan avser också annat utredningsmaterial, till exempel föremål som sökanden ges möjlighet att personligen undersöka (proposition 2016/17:180 sid. 311).

Avstå kommunikation om uppenbart obehövligt

Kommunikation behöver enligt 25 § förvaltningslagen inte ske om det är uppenbart obehövligt.

Undantaget ska enligt propositionen till förvaltningslagen tolkas snävt och är enbart tillämpligt i sådana fall där behovet av kommunikation – sett objektivt ur den enskildes perspektiv – är mindre framträdande eller helt saknas. Det måste alltså stå klart för myndigheten att åtgärden att underrätta och ge parten tillfälle att yttra sig är uppenbart obehövlig i den meningen att den inte kan tillföra något i det aktuella ärendet. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)

Exempel på där kommunikation ofta kan anses uppenbart obehövligt

I propositionen till förvaltningslagen lämnas ett antal exempel på där en myndighet skulle kunna avstå från kommunikation (proposition 2016/17:180 sid. 311). 

Om kommunen beviljar fullt ut enligt ansökan

Det följer av exemplen i propositionen att någon kommunikation inte behövs om en kommun tänker bevilja bostadsanpassningsbidrag fullt ut enligt ansökan. 

Förfarandebeslut och liknande

Andra tänkbara exempel på där kommunikation inte behövs är så kallade förfarandebeslut eller olika åtgärder av mer eller mindre teknisk karaktär som en myndighet vidtar och som ibland utgör beslut. Det kan till exempel handla om anstånd, att byta handläggare eller att inhämta ett utlåtande av någon sakkunnig. Andra tänkbara exempel kan vara beslut  som avser hantering av bristfälliga framställningar. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)

Uppgifter som sökanden själv lämnat

Det kan i många fall också vara uppenbart obehövligt att kommunicera uppgifter som har lämnats av sökanden själv (proposition 2016/17:180 sid. 311).

Hur lång tid ska sökanden ha på sig att yttra sig?

Hur lång svarsfrist som kan anses lämplig får avgöras utifrån bland annat ärendetyp och materialets omfattning och komplexitet. Sökanden ska ges skäligt rådrum för sina överväganden. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)

Hur ska underrättelse ske?

Kommunen får bestämma hur underrättelse ska ske (25 § förvaltningslagen). 

Kommunikation kan genomföras såväl muntligt som skriftligt.

Kommunikation kan genomföras såväl muntligt som skriftligt. Ett typiskt exempel är att kommunen kommunicerar handlingar genom att skicka kopior av handlingarna till sökanden. Bestämmelsen hindrar dock inte att parten får del av materialet till exempel genom ett telefonsamtal, i samband med ett besök hos myndigheten eller vid syn eller besiktning som kommunen utför. Förfarandet kan alltså – beroende på omständigheterna – ske helt formlöst. (Proposition 2016/17:180 sid. 312.)  

Det framgår dock vidare av propositionen till förvaltningslagen att en myndighets, till exempel en kommuns, val av underrättelseform inte kan göras helt skönsmässigt utan måste ske med beaktande av det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen. Det innebär bland annat att myndigheten måste beakta tillgänglighetsaspekter, exempelvis om någon enskild till följd av en funktionsnedsättning har svårigheter att tillgodogöra sig muntlig eller skriftlig information. Myndigheten måste också välja den underrättelseform som med beaktande av sökandens intressen i det enskilda fallet är enklast och ger det snabbaste resultatet. (Proposition 2016/17:180 sid. 312.)

Tjänsteanteckning

Glöm inte att göra en tjänsteanteckning om uppgifterna lämnas muntligen, till exempel under ett telefonsamtal eller vid ett besök. Du kan läsa mer om dokumentation i "Guide för handläggning" under "Dokumentation".

Kontrollera att sökanden fått uppgifterna

Om du underrättar sökanden genom ett vanligt brev har kommunen inte något bevis för när sökanden fick del av uppgifterna. När det svarsdatum som angetts i brevet har passerats kan det därför vara lämpligt att du kontaktar sökanden för att försäkra dig om att brevet verkligen kommit fram och att du frågar om han eller hon vill yttra sig över uppgifterna.

Delgivning

Det framgår av 25 § förvaltningslagen att underrättelse får ske genom delgivning. Det innebär att kommunen kan använda sig av delgivning enligt delgivningslagen (2010:1932) för att säkerställa att parten fått del av materialet (proposition 2016/17:180 sid. 312).

Vanlig delgivning

En form av delgivning är så kallad "vanlig delgivning". Det sker genom att handlingen som ska delges skickas eller lämnas till delgivningsmottagaren. Myndigheter får skicka handlingar elektroniskt i samband med vanlig delning. (Allt detta framgår av 16 § och 17 §§ delgivningslagen.)

När en kommun vill delge en person som sökt bostadsanpassningsbidrag en viss handling ska du, om det inte är obehövligt, till handlingen foga information om delgivningsbekräftelse. Informationen ska innehålla kommunens namn och adress, handlingens delgivningsnummer samt lämpliga sätt att bekräfta mottagandet av handlingen. Om det är lämpligt ska informationen även innehålla kortfattad uppgift om handlingen och uppgift om när delgivningsbekräftelsen senast bör göras. Om det är lämpligt ska du till handlingen foga ett kuvert som sökanden kan skicka tillbaka bekräftelsen i. Allt detta framgår av 5 § delgivningsförordningen (2011:154).

"Vanlig delgivning" kan också innebära att du skickar handlingen i en rekommenderad postförsändelse. I så fall ska handlingens delgivningsnummer anges på mottagningsbeviset. Även detta framgår av 5 § delgivningsförordningen.

Om delgivningsmottagaren inte har bekräftat delgivning inom utsatt eller beräknad tid, så bör du påminna honom eller henne på lämpligt sätt. Det framgår av 6 § delgivningsförordningen.