Förberedelse inför digitaliseringsarbetet
Förutsättningarna för att digitalisera ser väldigt olika ut i landets kommuner och därför behöver ambitionsnivån avgöras utifrån kommunens eget syfte med digitaliseringen. Gemensamt är att detta är ett arbete som kräver tid och resurser, bred kompetens och noggrannhet. Att digitalisera detaljplaneinformationen är ett viktigt utvecklingsarbete.
Förutsättningar och ambitionsnivå
Ett sätt att utreda förutsättningar och ambitionsnivå för digitaliseringen kan vara att ställa sig frågor på följande sätt:
- Vad har vår kommun för digital status i nuläget? Vilken information har vi idag och vilket är vårt nästa steg?
- Vad har våra grannkommuner för digital status? Finns det stöd, tips och inspiration att hämta? Kan vi samordna oss och använda våra resurser gemensamt på något sätt?
- Vilken kvalitet har vi på fastighetsgränserna i vår kommun? Behöver vi lägga resurser på gränsutredningsarbete och i så fall för vilka områden?
- Vad vill vi i framtiden kunna göra med den digitala informationen? Vad är viktigt för just vår kommun att utveckla? Handlar det om att exempelvis:
- förbättra dialogen med medborgare och politiker,
- stärka kvaliteten på framtagna beslutsunderlag,
- spara tid och bli mer effektiv i olika delar av kommunens arbete och processer,
- få en översikt över hur den kommunala marken är planlagd eller ska informationen användas för e-tjänster av olika slag?
Att utreda dessa frågor är viktigt och kan spara både tid och kostnader när arbetet genomförs. Till exempel kan det bli kostsamt och tidskrävande att fastställa fastighetsgränsernas noggrannhet, men det kan också ses som en investering eftersom det kan vara en förutsättning om detaljplanerna ska kunna användas till e-tjänster för att exempelvis göra analys av byggrätter.
Organisation
När organisationen för digitaliseringsarbetet byggs upp är det bra att tänka på att de som arbetar med digitalisering får utrymme att arbeta samlat och koncentrerat. Det kan ta tid att sätta sig in i programvaran som används och hitta en struktur i metoden för att digitalisera den befintliga detaljplaneinformationen. Det kan därför vara lämpligt att särskilt avsätta tid för detta i verksamheten och inte låta det bli en uppgift som ska lösas vid sidan av ordinarie arbetsuppgifter i mån av tid. Hur mycket tid som ska avsättas beror givetvis på vilken ambitionsnivå kommunen har valt, antalet detaljplaner, kvaliteten på planerna och så vidare.
Är det svårt att skapa utrymme att avsätta personal för digitalisering och tolkning kan en lösning vara att samverka med någon eller några grannkommuner.
Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, har tagit fram en rapport för att stödja kommunerna i omställningsarbetet inför digitala detaljplaner. Rapporten går igenom vilka krav som kommer att ställas samt redovisar i olika checklistor vad som kan vara bra att göra och tänka på för att få eller skapa ett mervärde i den egna organisationen och i relation till invånarna.
Fördelar med att arbeta i ett samlat digitaliseringsprojekt
Det finns flera fördelar om kommunen samlar digitaliseringsarbetet av befintlig detaljplaneinformation i ett gemensamt projekt. Fördelarna är bland annat:
- möjlighet att ha en bred och samlad kompetens
- enhetlig och systematisk tolkning
- samlad dokumentation av hur och varför en viss tolkning görs
- en enhetlig struktur som i efterhand kan anpassas eller överföras till nya krav eller andra IT-system
- ökad kunskap om kommunens planmaterial, exempelvis var det finns brister som kan vara nödvändiga att rätta till.
Digitalisering av detaljplaneinformation kräver bred kompetens
Att digitalisera befintliga analoga detaljplaner är inget ensamarbete utan flera olika kompetenser behöver vara med för att garantera att resultatet ska bli av sådan kvalitet att det blir användbart. Själva arbetet med att digitalisera befintlig detaljplaneinformation kan liknas vid att ta fram en ny detaljplan. Därför behöver bredden på kompetens vara densamma som när en ny plan tas fram. Eftersom digitaliseringen innebär tolkning måste personer som är vana att tolka planer delta i arbetet. Det behövs också personer med GIS- kompetens och annan teknisk kompetens samt personer som har kunskap om fastighetsfrågor och plangenomförande.
Det utförda arbetet behöver granskas och även här är det lämpligt med bred kompetens så att olika frågeställningar kan belysas. Det är en fördel om en gransknings- eller referensgrupp granskar all information. Detta underlättar kontrollen av att informationen tolkas och digitaliseras enhetligt.
Det är givetvis också en fördel om de personer som arbetat med tolkningen och digitaliseringen finns kvar i organisationen när projektet är avslutat så att den kunskap som byggts upp under projektet inte försvinner från organisationen.
Sex tips inför digitaliseringsarbetet
1. Dokumentera arbetet
Det är viktigt att dokumentera arbetet, både vilka tolkningar som görs och hur själva arbetet med digitaliseringen genomförs, det vill säga de vägval och beslut som fattas vid tolkningen.
Att dokumentera vägval och beslut vid tolkning underlättar en enhetlig hantering av likvärdiga bestämmelser och underlättar digitaliseringsarbetet. Det är även viktigt med dokumentation om kommunen behöver gå tillbaka och se hur en bestämmelse tolkats vid efterkommande prövningar och beslut. Dokumentationen bidrar även till en mer stabil kunskapsöverföring som gör att organisationen inte påverkas lika mycket vid personalomsättning.
Samla gärna svårtolkade bestämmelser i ett dokument och ta beslut om hur de ska lösas när kunskapen om i vilken omfattning en viss bestämmelse förekommer och vilken variation vissa bestämmelser har.
Om kommunen väljer att göra gränstolkning, bör även dessa ställningstaganden dokumenteras.
2. Använd en programvara som stöder Boverkets föreskrifter, Planbestämmelsekatalogen och specifikationen för detaljplaner
Det är lämpligt att använda programvara som stöder Boverkets föreskrifter (2020:5) om detaljplan, Boverkets Planbestämmelsekatalog och den nationella specifikationen för detaljplan också vid digitalisering av befintlig detaljplaneinformation. Informationen kan då exempelvis användas tillsammans med annan geografisk information för analys, som informationsmängd i e-tjänster och som underlag för statistikinhämtning.
Om kommunen anlitar konsulter för att digitalisera detaljplaner är det viktigt att tänka på att detaljplaneinformation ska kunna utväxlas mellan konsulten och kommunen. Därför är det lämpligt att även konsultens programvara följer föreskrifternas krav, Planbestämmelsekatalogen och specifikationen. Det är inte nödvändigt att konsult och kommun har samma programvara eftersom informationen kan utbytas dem emellan ändå om programvaran uppfyller de nämnda kraven.
3. Se över gränser
Kvaliteten på de gränser som kommunen utgår från vid digitalisering avgör vilken kvalitet den digitala detaljplaneinformationen får.
Bra kvalitet på gränser är en förutsättning för att den digitala informationen ska kunna användas för olika typer av e-tjänster och för publicering till allmänheten.
Inom ramen för Smart Built Environment har ett projekt drivits, DigSam, med uppdrag att ta fram en handbok om digitalisering av detaljplaner. Handboken från DigSam-projektet sammanställer erfarenheter och konkreta tips och råd från olika kommuner i arbetet med att digitalisera och vektorisera ny och befintlig detaljplaneinformation. Du kan läsa mer om gränskvalitet på Smart Built Environments webbplats.
Gränskvalitet (på Smart Built Environments webbplats)
4. Granska planen innan digitaliseringen påbörjas
Befintliga planer kan omfatta stora ytor och påbörjas digitalisering i den ena änden är det inte säkert att förhållningssättet håller när det väl är dags för den andra änden. Rådet är att granska hela planen innan digitaliseringen påbörjas så att svårigheterna fångas upp och en samlad bedömning kan göras.
5. Digitalisera de nyaste planerna först
Det är lämpligt att kommuner planerar arbetet så att de börjar med att digitalisera den nyaste detaljplanen inom kommunen och sedan går bakåt i tiden för att digitalisera den äldsta planen sist. På detta sätt är det enklast att upptäcka om någon del av en befintlig plan har blivit ändrad eller ersatt med en ny plan.
Det kan även vara lämpligt att börja med att digitalisera detaljplaner i de områden där förändringstrycket är stort och många bygglovsprövningar kan förväntas.
6. Digitalisera det som gäller
Digitalisera bara de delar av planerna som är gällande. De delar av planerna som är upphävda eller ersatta behöver inte digitaliseras. För de planer som berörs av ändringar behöver bara det som gäller efter ändringen digitaliseras.