Processen för att skapa väl gestaltade förskolor och skolor
Processen att gestalta omsorgsfullt utformade förskolor och skolor pågår under en byggnads eller utemiljös hela livscykel – från planering till byggande och förvaltning. Gestaltningen är därför inte bara en fråga för arkitekter och samhällsplanerare, utan något som skapas av många olika aktörer tillsammans. En god gestaltning utgår från verksamhetens behov, är upplevelserik och hållbar över tid.
Gestaltning är en kontinuerlig process
Gestaltning är inte bara en fråga vid projektering och byggande. Gestaltningen utvecklas under en fysisk miljös hela livscykel där förutsättningarna sätts i de tidiga skedena under planeringen. Byggandet är ett kritiskt skede där pedagogiska visioner och andra målsättningar ska gestaltas och omsättas till en fysisk miljö. I förvaltningsskedet eller bruksskedet testas och vidareutvecklas gestaltningen i skarpt läge. Miljön ska fungera för verksamheten och kunna utvecklas med dess behov. Ändras behoven i den pedagogiska eller sociala miljön mycket (se illustrationen nedan) kan den fysiska miljön behöva genomgå en ny cykel av planering och om-, till- eller nybyggnation för att fortsätta fungera över tid.
Från idé till förvaltning – processen i korthet
Processen att skapa en omsorgsfullt gestaltad skola eller förskola omfattar två delar. Den första delen handlar om kommunens övergripande planering och omfattar:
- kapacitetsutredningar och resurskartläggning av befintliga kommunala och enskilda förskolor och skolor med olika stödjande funktioner som idrottslokaler och anläggningar,
- behovskartläggning på kort och lång sikt gällande kommunens behov av platser för kommunen som helhet och för de olika verksamheterna (förskola, skola, fritidshem, elevhälsa, idrott, fritid och kultur),
- kommunens översiktsplanering och fysiska planering
- strategisk planering inom lokalförsörjning och fastighetsutveckling, exempelvis strategisk fastighetsplan samt
- pedagogiska program och funktionsprogram.
Den andra delen ligger på projektnivå och omfattar processen att planera, bygga och förvalta den enskilda skolan eller förskolan.
De olika processdelarna är beroende av varandra och samverkar. Den strategiska nivån ligger till grund för det fördjupade arbetet på projektnivån. Samtidigt är det angeläget att erfarenheter från olika projekt tas omhand i den övergripande planeringen. Fokus kommer i denna vägledning fortsättningsvis att ligga på projektprocessen för den enskilda förskolan eller skolan, vilka aktörer som behöver vara med i vilket skede och hur samspelet med den övergripande planeringen ser ut.
Även om man planerar långsiktigt så kan mycket hända på vägen. En sämre världsekonomi påverkar bostadsbyggandet som i sin tur påverkar behovet av skolor och förskolor. Läroplaner som ändras påverkar skolans verksamhet och organisation. Detaljplaneprocesser kan dra ut på tiden på grund av överklaganden eller på att de behöver gå i takt med utbyggnad av kommunal infrastruktur. Det handlar mer om att hela tiden vara aktiv i processen och samverka med olika parter och göra professionella bedömningar under resans gång.
Planera, bygga och förvalta
Planera – idé, vision, lokalisering, detaljplan och projektering
Planeringsfasen av ett skol- eller ett förskoleprojekt startar ofta med en programdel där idé och vision för den specifika verksamheten formuleras. Detta görs med fördel tillsammans med verksamheten – såväl med vuxna som med barn och unga. Därefter kan en förstudie tas fram och en lokaliseringsprövning ske för att hitta en bra tomt. Ett alternativ kan också vara att bygga ut eller bygga om en befintlig förskola eller skola. Parallellt med, eller efter, lokaliseringsprövningen påbörjas arbetet med detaljplanen som skapar förutsättningarna för byggandet. Om tomten är komplicerad kan projektering och framtagande av systemhandlingar behöva ske parallellt med framtagandet av detaljplan. Det kan exempelvis handla om tomtens topografi, kringliggande verksamheter eller infrastruktur som innebär att tids- eller kostnadsdrivande åtgärder behöver vidtas. Därefter behöver själva byggnationen handlas upp, bygghandlingar tas fram och ansökan om bygglov ske.
Byggande
Byggfasen eller genomförandefasen är den del av planeringen där alla förutsättningar och planer faller ut, dels ekonomiskt och dels fysiskt i form av en byggnad eller anpassning. Det är i denna fas som inriktningen i visions- och funktionsprogrammen möter de tekniska egenskapskraven, tomtens och detaljplanens förutsättningar och verksamhetens behov. Alla antaganden från planeringsskedet behöver preciseras och stämmas av mot vad som är möjligt. Önskemål och resurser vägs samman till en helhet där genomförandet blir ett kvitto på förberedelserna. Därför är det viktigt att se till vilka förutsättningar som ges i byggfasen när man ställer upp ambitioner för ett förskole- eller skolprojekt.
En viktig del av genomförandefasen är att organisera projektledning, entreprenadformer och projektering. Olika typer av organisation ger olika möjligheter att styra leveranser, kostnader och kvalitet.
Tekniska och praktiska egenskaper skall också ge bra förutsättningar för god ekonomi och hållbarhet i förvaltningsskedet. En byggnads största kostnad ligger i den tid den används. Därför är också byggfasen en viktig del av förvaltningsfasen. En ökad investering kan ge besparingar under den resterande livslängden, såväl ekonomiskt som upplevelsemässigt.
En framgångsfaktor för en god gestaltning är att det finns tydliga effektmål för de fysiska miljöerna som också får ge avtryck i upphandling av byggentreprenörer och andra underentreprenörer.
Om att arbeta med tydliga effektmål under rubriken Vision för Bjuvs kommun som utgångspunkt för arbetet med Brogårdaskolan på sidan Stödjande dokument.
Förvaltning
Förvaltningsskedet eller bruksfasen är den del som har störst effekt på ekonomi, energi, klimat och verksamhet under hela byggnadens livslängd. Förvaltningsfasen lämpar sig ofta väl för att engagera verksamheternas personal, barn och elever i skötsel och utveckling av sin vardagsmiljö. En viktig aspekt är att det avsätts medel för justeringar i miljön efter att den tagits i bruk.
Med tiden kan andra behov för inomhusmiljön uppstå. Det kan handla om ändrat behov av kapacitet eller en ny läroplan som ställer nya krav på typen av lärmiljöer. Dessa förändrade behov kan göra att miljön behöver justeras och byggas om. Här är det angeläget att grundläggande arkitektoniska kvaliteter tas om hand i förvaltningen och inte går förlorade.
Förvaltningsfasen är ett viktigt skede för att utveckla utemiljöns kvaliteter. När en lärmiljö står färdig för inflyttning är utemiljön ofta klar att använda, men kan med åren och rätt skötsel utveckla sin fulla potential genom att träden etableras och blir stora och buskar och annan grönska blir fina leksnår. Det är inte ovanligt att utemiljön används eller slits på ett sätt som man kanske inte förutsett. Verksamheten kommer på saker de önskar i samband med att de börjar använda miljön. Finns det möjlighet i detaljplanen kan man komplettera med till exempel ett växthus.
Äga eller hyra påverkar gestaltningen
Vem som äger och förvaltar en skola eller förskola påverkar vilka aktörer som är inblandade i gestaltningsprocessen, liksom tidshorisonten för verksamheten att påverka utformningen. För kommunen handlar skillnaderna mellan att äga verksamhetslokaler eller hyra dem bland annat om graden av flexibilitet och kontroll. Om kommunen själv äger och förvaltar blir det en mindre omfattande (det vill säga enbart kommunintern) process för att ändra den fysiska miljön om verksamhetens behov förändras.
Rapporten Äga eller hyra verksamhetslokaler (på Sveriges Kommuners och Regioners webbplats).
Enskilda huvudmän som avser bedriva verksamhet för skola eller förskola bygger sällan nya byggnader för detta. Vanligen förvärvas eller hyrs befintliga byggnader som inte alla gånger är byggda för skolverksamhet. Detta gör att investeringen ligger i att ändra och bygga om byggnaden till skola eller förskola.
Framgångsfaktorer för en bra process
Studera hur andra har gjort
I en mindre kommun som bygger en skola eller förskola mer sällan kan kommunen behöva studera hur andra kommuner har gjort och analysera vilken typ av organisation man själv behöver.
Politisk styrning
Beslut om att bygga en skola eller förskola och vilken budget investeringen ska ha är nästan alltid en politisk fråga för ansvarig nämnd eller kommunfullmäktige. Det är väsentligt att ha en god dialog med ansvariga politiker och bland annat visa på mervärdena av en genomtänkt och väl gestaltad skola eller förskola på lång och kort sikt. Lokalkostnaden påverkar verksamhetens hela budget. En investering i den fysiska miljön kan ge positiva effekter både på kvalitet för verksamheten och på ekonomin i förvaltningsskedet.
Processledare
Att ta in en intern eller en extern processledare som fungerar som länk mellan olika förvaltningar och/eller mellan arkitekter och verksamhet kan underlätta processen och säkerställa att fler aktörer kommer till tals och känner sig delaktiga i processen.
Beslutsför projektgrupp
En viktig framgångsfaktor är att ha en mindre projektgrupp som består av olika kompetenser och som också har mandat att fatta vissa beslut. Vilken typ av beslut det kan handla om är också bra att klargöra tidigt.
Beställarkompetens
För att kunna skriva ett bra förfrågningsunderlag inför upphandling och beställa rätt typ av byggnad och utemiljö behövs beställarkompetens inom flera områden; arkitektur, landskap och utemiljö, byggnadsteknik, VA, ventilation, IT, belysning, inredning, dagvatten både utifrån ett förvaltningsperspektiv och från ett verksamhetsperspektiv. Det kan också handla om vilken entreprenadform som ska väljas för byggandet.
Här kan kommunövergripande gestaltningsprogram, funktionsprogram, riktlinjer för utemiljö eller arkitekturprogram ge stöd.