Processkartläggning inom PBL-området

Att hantera ärenden inom PBL-området kan resultera i långa och krokiga processvägar. Alla kommuner är förbundna att följa samma regelverk men den process som föregår ett beslut kan se olika ut från kommun till kommun. Höganäs kommun har, tillsammans med grannkommunerna Ängelholm och Bjuv, tittat närmare på hur ärendehanteringen går till i respektive kommun. 2014 inleddes det nationella utvecklingsprojektet "Processkartläggning inom PBL-området" som syftar till att undersöka, analysera och utveckla processhanteringen kring bygglovs- och tillsynsärenden.

Ärendehantering gav upphov till stress

I Höganäs, Ängelholm och Bjuv har en problematik kring ärendehantering inom PBL-området uppmärksammats vilket har resulterat i stress hos kommunens handläggare. Kommunerna ställde sig frågan vad det egentligen är som orsakar detta och vad kan göras åt det.

För att komma åt problematiken initierades projektet "Processkartläggning inom PBL-området" som med medel från Boverket möjliggjorde arbete med frågan. Projektledare är Johan Lingebrant, Höganäs kommun, som är relativt ny inom byggsektorn. Han har tidigare erfarenhet från IT-konsultbranschen vilket har gjort att han har sett ärendehanteringen med nya ögon.

Djupintervjuer med bygglovshandläggare

För att undersöka hur byggärendeprocessen såg ut i de tre kommunerna inledde Johan Lingebrant sitt arbete med att genomföra djupintervjuer med bygglovshandläggarna. Han såg då områden med klar förbättringspotential och stödet från Boverket har gett stora möjligheter att utveckla tydligare rutiner för ärendehantering. Han har effektiviserat hanteringen av ärenden samt utvecklat digitala flödesscheman över processen.

Han menar dessutom att processhanteringen kan underlättas genom att ha rätt person på rätt plats samt att alla involverade ser processen som helhet. Vidare menar han att det ska vara klart och tydligt vem som gör vad och vilka roller alla medverkande har. Detta kan underlätta för hanteringen av byggärenden samt bidra till att ärenden inte faller mellan stolarna.

Workshop gav plats för ventilation och kunskapsutbyte

Under våren 2015 anordnade Johan Lingebrant en workshop för att komma igång med projektet. Han såg ett behov av att handläggarna skulle få mötas eftersom de är få handläggare i varje kommun. I vissa fall är till och med handläggare och inspektör samma person. Han bad de inbjudna handläggarna att ta med sig ärenden som de ville diskutera och själv förberedde han ett antal fall. Efter en något trevande start kom diskussionerna igång och de medverkande började detaljerat diskutera ärenden och hantering av särskilda paragrafer. Detta blev så pass lyckat att det nu framöver kommer att anordnas nya nätverksträffar en gång i halvåret. Det finns ett tydligt behov för handläggare i mindre kommuner att ventilera, utbyta erfarenheter samt att lära sig av varandra.

Förutom att det fanns ett behov för bygglovshandläggare att träffa kollegor i andra kommuner såg Johan även ett behov för medarbetare inom samma kommun att träffa varandra. Han menar att många gav uttryck för problematiken med att förvaltningens avdelningar byggde på ett slags stuprörstänk där medarbetarena inte riktigt visste vad som försiggick på de andra avdelningarna.

Vernissage förmedlade processer och arbetsuppgifter

I april 2015 anordnades därför en vernissage som innebar att flödesschemana skrevs ut i A1-format och presenterades vid sidan av bilder på de medarbetare som arbetade i olika skeden av ärendena. Handläggarna fick berätta för övriga medarbetare om sitt arbete och på så sätt skapa nyfikenhet och förståelse för arbetets gång från början till slut.

Spridning av resultat och slutrapportering

Under arbetets gång har Johan Lingebrant hela tiden haft som mål att resultatet ska kunna spridas till alla Sveriges kommuner. Han förväntar sig inte att alla kommuner kommer att arbeta på exakt samma sätt, men flödesschemat kan vara en bas för det arbete som faktiskt regleras under samma plan- och bygglag.

Projektet har avslutats och du hittar slutrapporten i "Relaterad information".

Granskad: Sidansvarig: Webbredaktionen
Hjälpte informationen dig? Ja Nej