PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda

I Värmland skapas rutiner som ska hjälpa handläggarna att hantera PBL-ärenden. Plan- och bygglagen måste följas i alla Sveriges kommuner men kommunerna är olika stora, har olika förutsättningar och olika organisationer. Projektet "PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda" syftar till att bringa klarhet i hur ärenden kan hanteras på ett likartat och rättssäkert sätt i Värmlands kommuner. Projektet är ett av Boverkets arton nationella utvecklingsprojekt och de tre kommuner som samarbetar kring skapandet av rutiner är Torsby, Hagfors och Sunne.

Nya rutiner ska underlätta handläggning

I Värmland har kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne tidigare samverkat i flera projekt och nu vill de tre kommunerna tillsammans se över sina rutiner för att underlätta hanteringen av PBL-ärenden. Därför har de startat projektet "PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda".

Målet och visionen med projektet är att det ska kunna skapas riktlinjer för hur nyanställda ska hantera PBL-ärenden i dessa mindre kommuner. Idén föddes ur ett arbete med att anpassa gamla rutiner till förändringar som skett i lagstiftningen.

Projektledning och arbetsgrupp

Det var projektledare Torbjörn Almroth som initierade idén och därefter tog kontakt med planavdelningarna på Hagfors kommun och Sunne kommun.

När projektet beviljats från Boverket skapades i januari 2015 en arbetsgrupp bestående av Torbjörn Almroth, stadsarkitekt och förvaltningschef Torsby kommun, Annika Ekblom, planeringsarkitekt Hagfors kommun samt Maja Hallberg, plan- och bygglovsingenjör Sunne kommun.

Olika kommuner med olika organisationer

När projektet startades var arbetsgruppens första uppgift att se över respektive organisation samt vilka beslutsvägar som finns. De insåg snart att kommunernas organisationer skilde sig markant åt, trots att kommunerna ligger så nära varandra och har ungefär lika många invånare.

Detta leder till att de rutiner som tas fram kommer att se olika ut i de olika kommunerna. Rutinerna kommer att vila på en rättssäker grund men de kommer att anpassas efter hur ärenden hanteras i respektive kommuns organisation.

Arbetsprocess och framtagande av dokument

Under projektets gång har arbetsgruppen träffats på möten för att diskutera och bolla idéer. Däremellan har deltagarna i gruppen arbetat på egen hand med att undersöka vidare hur arbetet bedrivs och hur det kan utvecklas i respektive kommun.

De har som mål att skapa tre dokument som de gemensamt tar fram. Torbjörn Almroth har dock påbörjat arbetet och de övriga ska nu ta över stafettpinnen för att anpassa det framtagna materialet till de olika kommunernas förutsättningar.

Dessutom är det viktigt att flera personer grundligt går igenom rutinerna för att de ska kunna kvalitetssäkras samt för att kunna ta bort eventuella fallgropar. Torbjörn Almroth påpekar att det är ett kvalitetsdokument som nämnden måste fatta ett beslut om, men att tanken är även att de ska skapa ett dokument som ska fortsätta att leva efter projektets slut.

Små kommuner som samarbetar

I mindre kommuner med stora avstånd till andra kan planarbetet upplevas ensamt. Annika Ekblom som bytt arbetet i Göteborg mot att jobba i Värmland uttrycker det som att det ibland är svårt att få en helhetskänsla av att de bygger Sverige och Hagfors för framtiden. Därför kan det vara gynnsamt att inleda ett tätare samarbete med grannkommunerna.
I Värmland finns det sedan tidigare ett samarbetsavtal mellan kommunerna Torsby, Hagfors och Sunne när det gäller exempelvis jäv i plan- och byggfrågor. Detta innebär att de har förbundit sig att "låna över" personal om så skulle behövas.

Nu vill de stärka detta samarbete ytterligare för att underlätta arbetet mellan kommunerna i framtiden. Ett annat samarbete handlar om framtagning av grundkartor i de tre kommunerna. GIS- och kartexpert Anja Thernström, Torsby kommun, bidrar med sin expertis till samordningen av kartor i alla tre kommunerna. Hon anser att det är bra att kommunerna initierat ett samarbete gällande framtagandet av rutiner.

Oro för att förlora erfarenhet med pensionsavgångar

Torbjörn Almroth närmar sig nu pensionsåldern och han uttrycker en viss oro för hur plan- och byggarbetet ska tas vidare i Torsby. Han menar att det är svårt som nyanställd att veta hur ärenden i en specifik kommun ska hanteras.

När erfarenheten försvinner med en person är denna svår att inhämta om kunskapen inte finns nedtecknad på ett tydligt sätt. Därför är arbetet med att dokumentera rutiner oerhört viktigt. Som tips till andra kommuner som ska nedteckna sina rutiner menar Annika Ekblom att det är viktig att se över de rutiner som redan finns samt att vara klar över vilka beslutsvägar som finns och var beslut ska tas.

Dessutom är det viktigt att se över hur kommunerna samarbetar på andra plan samt att allt dokumenteras så att det går att ta del av kunskapen. Som generella tips till att driva projekt menar hon att alla i gruppen måste vara klara över vilka visioner och mål som finns med projektet samt vem som ska göra vad.

Mål och slutrapportering

Så vad är då visionen och målet med "PBL-projekt planläggningsrutiner och introduktion nyanställda"? Torbjörn Almroth sammanfattar det som att skapa ett levande dokument som är användbart i planeringsarbetet för att undvika fallgropar.

Projektet har avslutats och du hittar slutrapporten i "Relaterad information".

Granskad: Sidansvarig: Webbredaktionen
Hjälpte informationen dig? Ja Nej