Identifiering och analys av de mest kritiska momenten i plan- och exploateringsprocessen

Plan- och exploateringsprocessen utgörs av flera olika moment och vissa av dem kan upplevas mer kritiska än andra. I Jönköpings län har dessa identifierats och diskuterats i samverkan för att utveckla processrutiner. Projektet "Identifiering och analys av de mest kritiska momenten i plan- och exploateringsprocessen" har pågått under 2014 och 2015. Projektet, som är en del av ett större arbete i Jönköping, utgör ett av Boverkets arton nationella utvecklingsprojekt och de deltagande kommunerna är Jönköping, Habo och Nässjö.

Nya rutiner kring plan- och exploateringsprocessen

Jönköpings kommun har arbetat med att ta fram rutiner kring plan- och exploateringsprocessen sedan mars 2014. När möjligheten att söka stöd från Boverket kom såg de en möjlighet att fördjupa sig inom delar av detta projekt. De tog kontakt med grannkommunerna Habo och Nässjö för att samarbeta och diskutera kring frågan.

Det nationella utvecklingsprojektet "Identifiering och analys av de mest kritiska momenten i plan- och exploateringsprocessen" startade sedan i september 2014 och slutrapporterades till Boverket under 2015. Detta projekt är en liten del av en större helhet där kommunerna arbetar med att ta fram processrutiner för samverkan inom plan- och exploateringsprocessen.

Projektet inleddes med ett introducerande möte där de satte upp ramarna för vad projektet skulle handla om. De diskuterade kring plan- och exploateringsprocessen och kunde identifiera många kritiska moment i den men eftersom projektet bedrevs under en kortare tid så valde de att fokusera på några få av dessa.

Projektets process

De som har haft ansvar för att driva projektet är Christina Stenberg, biträdande stadsbyggnadsdirektör Jönköpings kommun, som tillsammans med den externa konsulten Jan Zackrisson från Agima har haft en projektledarroll. Tillsammans med Lise-Lotte Johansson, planchef Jönköpings kommun och Liselott Johansson exploateringschef, Jönköpings kommun, har de utgjort projektgruppen som har samordnat arbetet.

Under projektets gång har de haft många träffar och workshops tillsammans med de medsökande kommunerna vilket ledde till att de såg ett behov av att diskutera dessa frågor även utanför det Nationella utvecklingsprojektet. Därför startade kommunerna ett plan- och exploateringsnätverk som fungerar som bas för diskussion mellan handläggare. De har planerat att ses en gång i halvåret framöver för att kunna diskutera och delge kunskap sinsemellan, för att kunna bidra till en ökad kompetens inom området.

Extern konsult som hjälp

Christina Stenberg menar att anlitandet av den externa konsulten är en stor orsak till att de har lyckats driva detta projekt. Den externa projektledaren kan således arbeta med att styra projektets praktiska ramar medan handläggarna har fullt upp med att fylla det med innehåll.

Som tips till andra kommuner som ska genomföra liknande projekt betonar de vikten av att just ta in en extern konsult som sköter den administrativa delen och samordnar alla delar i processen. Vidare betonar de vikten av att marknadsföra och kommunicera att ett projekt genomförs. Det är viktigt att kommunicera detta dels till politikerna men också till andra tjänstemän så att alla har kännedom om projektet. Vad gäller just detta projekt har det bidragit till en ökad förståelse för hela processen och vad respektive handläggare arbetar med. Det ökar också förståelsen för vilket material som är särskilt viktigt att lämna till nästa skede i processen så att information inte faller mellan stolarna.

Det dagliga arbetet och motivationen för projektet


Det tar lång tid att gå igenom rutiner och processer och alla kommuner ser olika ut. Lise-Lotte Johansson menar att det är viktigt att vara medveten om att det kan ta omkring två år att kartlägga, analysera och utveckla detta.

Den dagliga verksamheten fortlöper parallellt, ärendena pågår och kan inte pausas, därför får arbetet med projektet ske vid sidan av dagliga ärenden. Det är viktigt att motivera och att se att det tunga arbetet kan ge stor belöning på lång sikt.

Christina Stenberg betonar vikten av detta projekt då det idag sker ett stort generationsskifte ute på kommunerna. Kunskapen och rutinerna hos de erfarna handläggarna riskerar att gå förlorad utan god överlämning till de nyutexaminerade handläggarna. Dessutom är det idag vanligare att handläggare byter arbetsplats oftare än tidigare vilket ställer högre krav på tydliga arbetsrutiner.

Stort intresse för projektet

Det är många som har hört av sig för att få tips och råd kring hur de har arbetat med "Identifiering och analys av de mest kritiska momenten i plan- och exploateringsprocesse". Eftersom kommuners organisationer skiljer sig åt betonar Lise-Lotte Johansson att det kan vara svårt att implementera resultatet av arbetet utan revideringar i andra kommuner, men hon säger att de gärna svarar på frågor om projektet för att sprida den kunskap de fått.

Projektet har avslutats och du hittar slutrapporten i "Relaterad information".

Granskad: Sidansvarig: Webbredaktionen
Hjälpte informationen dig? Ja Nej