Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen

Många kommuner vill i dag arbeta digitalt men i praktiken kan det vara svårt att genomföra detta kring processer och rutiner. Vellinge kommun har tagit initiativ till att pröva hur digitalisering av PBL-processen skulle kunna te sig. Förutom SKL och Länsstyrelsen i Skåne är de deltagande kommunerna Vellinge, Lomma, Burlöv, Svedala, Höganäs, Bjuv, Kävlinge, Staffanstorp, Ängelholm, Krokom, Båstad och Borgholm.

År 2015 inleddes projektet "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen" för att utveckla en guide samt rekommendationer för kommuner som är på väg in i denna process.

Projektet är en förstudie som hjälper kommuner att faktiskt prioritera hur de ska ta sig till en digitaliserad nivå. Projektet utgör ett av Boverkets arton nationella utvecklingsprojekt och är ett samarbete mellan Sveriges kommuner och landsting, Länsstyrelsen i Skåne och tolv kommuner runt om i landet.

Behov av digitalisering

Att digitalisera kommunala processer och system kan vara svårt att genomföra. Det vill nu flera skånska kommuner råda bot på och de har gått samman i projektet "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen". Intresset för projektet har varit stort och förfrågningar om att delta har kommit in med tiden.

Under våren 2015 tillsattes en styrgrupp för projektet, bestående av Maria Koistinen Hellborg, projektägare Vellinge kommun, Maria Rydqvist Boverket, Johan Lingebrant Höganäs kommun samt Daniel Antonsson SKL. De tillsatte snabbt Sara Lindström som extern projektledare. Hon har tidigare erfarenhet från att arbeta med IT-frågor inom Vellinge kommun och var därför redan till viss del insatt i det kommunala arbetet. Hon är dessutom utbildad inom projektledning vilket tydligt kommer till uttryck i den projektplan som tagits fram.

Projektets fyra delar

Projektet är indelat i fyra steg, där det första handlar om att utröna vad digitalisering av PBL-processen egentligen innebär. Det andra steget handlar om att göra en nulägesanalys för att ta reda på hur det ser ut i respektive medsökande kommun avseende digitalisering. På så sätt kan också de behov som finns utredas. Det tredje steget handlar om att skapa en "roadmap" som kommer att fungera som guide och rekommendation avseende vad som ska prioriteras vid digitalisering av PBL-processen. Sara Lindström förtydligar att det alltså inte är plan- och bygglagen som sådan som ska digitaliseras utan själva processen. Slutligen består steg fyra av att projektet ska slutrapporteras till Boverket.

Under augusti 2015 befinner sig projektet i det andra steget, nulägesanalys. Maria Rydqvist, Boverket, har under 2015 sammanställt en definition av vad digitalisering av PBL-processen innebär. Därför kommer fokus att läggas på nulägesanalysen och arbetet kommer att grunda sig på det material som Maria Rydqvist har tagit fram. Projektet och dess slutmål är inte helt klart men det kommer att visa sig under processens gång. Alla steg bygger på varandra och projektgruppen kommer att bli klokare för varje steg.

Länk mellan plan- och IT-avdelningarna

Sara Lindström och Johan Lingebrant uttrycker en problematik kring hur beställningen av digitala varor sker inom kommunal verksamhet. Kommunens planenhet kanske inte vet vilka specifika krav som ska ställas på mjukvaror medan IT-avdelningen kanske inte vet vad de som arbetar med byggfrågor specifikt behöver.

Sara Lindström menar att projektet kan bli en överbryggande länk mellan dessa två enheter. På så sätt kan de skapa en guide som kan underlätta utformning av kravspecifikation vid upphandling av digitala verktyg.


Sara Lindström och Johan Lingebrant betonar vikten av att ta in en extern projektledare. Detta möjliggör för att kommunens handläggare kan fortsätta att göra sitt arbete och således fortsätta göra det jobb som de är bäst på. Dessutom kan en extern projektledare se med nya ögon på en organisation och ifrågasätta sådant som anses vara självklart.

Stort intresse för projektet

Förutom de 12 medverkande kommunerna är det fler som har visat intresse men Sara Lindström berättar att de har varit tvungna att begränsa sig till antalet medverkande för att kunna hantera projektet och få ett bra resultat. Att så många visar intresse för projektet visar på det behov som finns ute bland kommunerna av att få hjälp med digitaliseringsprocessen.

Slutrapportering

Det slutgiltiga målet med "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen" är att skapa förutsättningar för att kommunerna i framtiden ska vara helt digitaliserade. Projektet har avslutats och du hittar slutrapporten i "Relaterad information".

År 2015 inleddes projektet "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen" för att utveckla en guide samt rekommendationer för kommuner som är på väg in i denna process.

Projektet är en förstudie som hjälper kommuner att faktiskt prioritera hur de ska ta sig till en digitaliserad nivå. Projektet utgör ett av Boverkets arton nationella utvecklingsprojekt och är ett samarbete mellan Sveriges kommuner och landsting, Länsstyrelsen i Skåne och tolv kommuner runt om i landet.

Behov av digitalisering

Att digitalisera kommunala processer och system kan vara svårt att genomföra. Det vill nu flera skånska kommuner råda bot på och de har gått samman i projektet "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen". Intresset för projektet har varit stort och förfrågningar om att delta har kommit in med tiden.

Under våren 2015 tillsattes en styrgrupp för projektet, bestående av Maria Koistinen Hellborg, projektägare Vellinge kommun, Maria Rydqvist Boverket, Johan Lingebrant Höganäs kommun samt Daniel Antonsson SKL. De tillsatte snabbt Sara Lindström som extern projektledare. Hon har tidigare erfarenhet från att arbeta med IT-frågor inom Vellinge kommun och var därför redan till viss del insatt i det kommunala arbetet. Hon är dessutom utbildad inom projektledning vilket tydligt kommer till uttryck i den projektplan som tagits fram.

Projektets fyra delar

Projektet är indelat i fyra steg, där det första handlar om att utröna vad digitalisering av PBL-processen egentligen innebär. Det andra steget handlar om att göra en nulägesanalys för att ta reda på hur det ser ut i respektive medsökande kommun avseende digitalisering. På så sätt kan också de behov som finns utredas. Det tredje steget handlar om att skapa en "roadmap" som kommer att fungera som guide och rekommendation avseende vad som ska prioriteras vid digitalisering av PBL-processen. Sara Lindström förtydligar att det alltså inte är plan- och bygglagen som sådan som ska digitaliseras utan själva processen. Slutligen består steg fyra av att projektet ska slutrapporteras till Boverket.

Under augusti 2015 befinner sig projektet i det andra steget, nulägesanalys. Maria Rydqvist, Boverket, har under 2015 sammanställt en definition av vad digitalisering av PBL-processen innebär. Därför kommer fokus att läggas på nulägesanalysen och arbetet kommer att grunda sig på det material som Maria Rydqvist har tagit fram. Projektet och dess slutmål är inte helt klart men det kommer att visa sig under processens gång. Alla steg bygger på varandra och projektgruppen kommer att bli klokare för varje steg.

Länk mellan plan- och IT-avdelningarna

Sara Lindström och Johan Lingebrant uttrycker en problematik kring hur beställningen av digitala varor sker inom kommunal verksamhet. Kommunens planenhet kanske inte vet vilka specifika krav som ska ställas på mjukvaror medan IT-avdelningen kanske inte vet vad de som arbetar med byggfrågor specifikt behöver.

Sara Lindström menar att projektet kan bli en överbryggande länk mellan dessa två enheter. På så sätt kan de skapa en guide som kan underlätta utformning av kravspecifikation vid upphandling av digitala verktyg.


Sara Lindström och Johan Lingebrant betonar vikten av att ta in en extern projektledare. Detta möjliggör för att kommunens handläggare kan fortsätta att göra sitt arbete och således fortsätta göra det jobb som de är bäst på. Dessutom kan en extern projektledare se med nya ögon på en organisation och ifrågasätta sådant som anses vara självklart.

Stort intresse för projektet

Förutom de 12 medverkande kommunerna är det fler som har visat intresse men Sara Lindström berättar att de har varit tvungna att begränsa sig till antalet medverkande för att kunna hantera projektet och få ett bra resultat. Att så många visar intresse för projektet visar på det behov som finns ute bland kommunerna av att få hjälp med digitaliseringsprocessen.

Slutrapportering

Det slutgiltiga målet med "Erfarenhetsutbyte kring digitalisering av PBL-processen" är att skapa förutsättningar för att kommunerna i framtiden ska vara helt digitaliserade. Projektet har avslutats och du hittar slutrapporten i "Relaterad information".

Granskad: Sidansvarig: Webbredaktionen
Hjälpte informationen dig? Ja Nej