Du som ansvarar för att dialogen genomförs

Du är antagligen fastighetschef, teknisk chef eller har en annan arbetsledande position med ett övergripande ansvar för att bostadsföretagets målsättningar, policyer och värderingar tillämpas i förvaltningen. Det kan också vara så att du är projektledare för ombyggnaden eller förnyelseprocessen.

Var tydlig när det gäller syftet med dialogen! Förklara vad hyresvärden vill uppnå med att öppna upp för en dialog med hyresgästerna inför ombyggnaden!

Klargör syftet med dialogen och ramarna för hyresgästernas möjligheter till inflytande

Det är sällan så att dialogen är fullständigt förutsättningslös. Vissa beslut är säkert redan fattade, till exempel att fastigheten ska byggas om. Det finns förmodligen också vissa ramar för dialogen och dessa måste klargöras för de boende – och motiveras. Hyresgästerna behöver veta varför ombyggnaden behövs och när den behöver genomföras.

En annan relevant fråga är vad hyresgästerna kommer att kunna ha inflytande över. I vilken utsträckning kan de till exempel påverka vilka åtgärder som ska genomföras, tidplanen och hur arbetet ska läggas upp? Här gäller det att vara tydlig med vilka åtgärder i fastigheterna som är absolut nödvändiga och vad som kan diskuteras.

Ärliga och öppna med målsättningen

– Det har aldrig varit en hemlighet att vissa delar av bostäderna kan komma att behöva rivas. Ändå har vi inte fått några kraftiga motreaktioner från befolkningen, säger Gunnar Blomé, projektledare på Helsingborgshem.

– Genom att vara ärliga och öppna med projektets målsättning har vi lyckats få en positiv inställning bland hyresgästerna.

Läs mer på sidan: Två år av förtroendeskapande åtgärder

Om det finns ett boinflytandeavtal, som även omfattar vad som ska gälla vid ombyggnad, så kan du utgå från det. Ett boinflytandeavtal tecknas mellan hyresvärden och den organisation av hyresgäster som ni har förhandlingsordning med.

De här sakerna behöver du ha tänkt igenom noga innan du möter hyresgästerna. Och om det inte är du som ska hålla i den första informationen till hyresgästerna om ombyggnaden måste du se till att den som ska göra det är väl förberedd och kan ge svar på dessa frågor.

Läs mer på sidan: Information eller inflytande?

Öppna dialogen med hyresgästerna i god tid!

Det vanligaste rådet från fastighetsägare som genomfört större ombyggnader är att vara ute i god tid. Underskatta inte den tid det tar för en god dialog med hyresgästerna! Det tar tid att få ut information till alla hyresgäster och det behövs tid för att genomföra en meningsfull och konstruktiv dialog.

Det är lättare att få hyresgästerna positivt inställda till ombyggnaden om de får vara delaktiga i processen och ha inflytande över beslut som rör ombyggnaden. Om hyresvärden kan undvika att behöva dra ärendet i hyresnämnden sparar ni både tid och pengar. Ett ambitiöst dialogförfarande är förstås ingen garanti för att alla hyresgäster blir nöjda. Men tvisterna kan bli färre och mindre slitsamma.

Ansvariga personer bör vara med vid första informationstillfället

Vid det första informationstillfället är det bra om det finns en bred representation från bostadsföretaget. Detta för att kunna besvara de många frågor som hyresgästerna har i samband med ombyggnaden. Det ökar också möjligheterna att kunna fatta beslut med anledning av vad som kommer fram under mötet. Exempel på personer som det är bra att ha med är fastighetschefen, förvaltaren, projektledaren och ombyggnadssamordnaren.

När ett helt bostadsområde ska förnyas kan det komma upp frågor som inte är fastighetsägarens ansvar utan till exempel kommunens. Det är en styrka om fastighetsägaren, kommunen och eventuella andra berörda aktörer kan ställa upp samtidigt för en dialog med de boende.

En visningslägenhet kan fylla flera syften

En visningslägenhet väcker intresse och ökar förståelsen. Om ni har möjlighet att bygga om en lägenhet först och använda den som visningslägenhet, blir det lättare för hyresgästerna att sätta sig in i hur ombyggnaden kan förbättra bostaden. Åtgärderna i visningslägenheten kan utgöra grund för dialogen.

Om ni håller den första informationen till hyresgästerna i en visningslägenhet kan ni räkna med god uppslutning. Men det förutsätter antagligen att du erbjuder flera alternativa tillfällen för en begränsad grupp hyresgäster åt gången, vilket kan vara en fördel även av andra skäl.

Hyreshöjningen är en central fråga

Du behöver ha en grov uppfattning om hur stora hyreshöjningarna kommer att bli, till exempel som hyresintervall för olika lägenhetstyper. Och om det ska gå att diskutera olika ombyggnadsnivåer eller valbara delar eller tillägg måste hyresgästerna få en uppgift om vad olika åtgärder eller ombyggnadsnivåer får för effekter på hyran. En del hyresvärdar väljer att förhandla hyran i förväg. Då kan hyresgästerna redan från början få en realistisk uppfattning om hur stora hyreshöjningar det blir fråga om.

Kvarboende eller evakuering?

Frågan om vad som ska gälla vid kvarboende respektive evakuering behöver lösas i samråd med hyresgästerna. Även om huvudalternativet är att hyresgästerna ska bo kvar under renoveringen så är det praxis att ordna evakueringsbostäder åt dem som har särskilt svårt att bo kvar under ombyggnaden.

Vi ska också ha respekt för att det är tufft att bo i hus som stamrenoveras

Per Sundequist, Diligentia.

Kontinuerlig dialog med de boende skapar en grund

Boendeinflytande i samband med ombyggnad behöver underbyggas med förtroendefulla relationer redan i förvaltningsskedet. Många hyresvärdar satsar målmedvetet på en kontinuerlig dialog med hyresgästerna. Det kan till exempel ske genom lokala bovärdar eller kvartersvärdar, med uppgift att just lyssna på de boende och fånga upp problem och ta emot synpunkter. Det handlar om att skapa en förtroendefull relation till sina hyresgäster och att främja trygghet och tillit mellan de boende.

Läs mer i rapporten: Boendeinflytande i praktiken (Boverket 2010)

Hyreslagen anger minimikraven för boendeinflytandet

Inför en ombyggnad måste hyresvärden informera hyresgästerna om ombyggnaden och det ska ske skriftligen. Han eller hon måste också inhämta hyresgästernas godkännande innan åtgärderna påbörjas. Varje enskild hyresgäst måste lämna sitt godkännande för åtgärder i den egna lägenhet och när det gäller åtgärder i de gemensamma utrymmena behövs ett godkännande från en majoritet av berörda hyresgäster.

Om någon eller några hyresgäster inte lämnar sitt godkännande kan hyresvärden vända sig till hyresnämnden, som då gör en intresseavvägning. Det måste ha gått två månader sedan hyresgästerna fick information om planerade ombyggnadsåtgärder innan hyresnämnden kan ta upp ärendet.

Hyresnämnden gör en avvägning mellan fastighetsägarens skäl att genomföra ombyggnadsåtgärderna och hyresgästernas skäl för att de inte ska genomföras. Avvägningen ska göras mot de skilda intressen som hyresgäster i allmänhet kan tänkas ha av att åtgärden inte vidtas. Om det finns särskilda skäl får individuella omständigheter beaktas.

Hyresnämnden kan ge tillstånd att genomföra ombyggnaden, trots att alla hyresgäster inte lämnat sitt godkännande om det inte är oskäligt mot hyresgästerna att ombyggnaden genomförs.

Tänk på att åtgärder som påbörjats innan hyresgästerna gett sitt godkännande eller hyresnämnden gett sitt tillstånd inte kan ligga till grund för hyreshöjning.