Information till hyresgästerna om ombyggnaden

Att få sin bostad renoverad är något som de flesta hyresgäster uppskattar, men var ärlig när det gäller vad som kommer att hända innan det är klart! Hyresgäster tål mycket men inte att få felaktig eller missvisande information. Var saklig och realistisk! Ge aldrig glädjekalkyler över hur lång tid det kommer att ta och var tydlig med vilka olägenheter som ombyggnaden kommer att föra med sig!

Skriftlig information och Informationsmöte

Det första steget i dialogen är ofta att ge skriftlig information till samtliga hyresgäster och samtidigt bjuda in alla till ett informationsmöte. Använd ett rakt och enkelt språk i den skriftliga informationen. Den kan eventuellt delas ut på mötet. Be då gärna om en underskrift på att den mottagits. Många föredrar att bjuda in hyresgästerna trapphusvis och om det är många hyresgäster kan det vara bra att inte bjuda in alla på en gång.

Det blir många frågor

Hyresgästerna har förstås många frågor och ni måste kunna besvara frågor som – Varför? – Vad ska göras? – Hur? – När? – Hur länge? och förstås: – Hur påverkar det min hyra? Det gäller att grundligt och pedagogiskt förklara varför ombyggnaden ska göras och vilka tekniska åtgärder som är nödvändiga. Använd ett enkelt talspråk. Om du använder facktermer, så förklara dem.

En annan sak som måste klargöras inledningsvis är vilka frågor som dialogen ska omfatta, eller med andra ord vad du som hyresvärd är beredd att ge de boende ett inflytande över. Är det vilka åtgärder som ska genomföras, tidplanen eller hur arbetet ska läggas upp? Även formerna för den fortsatta dialogen behöver planeras, gärna i samråd med de boende själva.

För hyresgästerna är hyran ofta avgörande

För hyresgästerna är det ofta effekterna på hyran som känns viktigast och som man är mest orolig för. Du som hyresvärd kan ha svårt att ge hyresgästerna något klart svar på den frågan, eftersom den slutgiltiga hyran ofta bestäms först i hyresförhandlingar efter ombyggnaden, vilket i så fall måste förklaras för hyresgästerna. Samtidigt måste du kunna ge besked om ungefär vilken hyra det kan komma att bli fråga om.

Rikshem har alltid som målsättning att den nya hyran ska vara klar innan hyresgästerna ombeds att lämna sitt godkännande till ombyggnaden.

Dialog vid ombyggnad, Rikshem

Knep för att nå olika grupper

Ofta räcker det inte med traditionella metoder för att nå ut till alla hyresgäster. Det är många som varken kommer till möten eller svarar på enkäter; lappar i brevlådorna försvinner lätt bland reklamen och få tar sig tid att stanna upp i trapphuset för att läsa hyresvärdens anslag.

• Knacka dörr och bjud in personligen till mötet
• Erbjud flera tillfällen efter varandra
• Sök upp de boende och håll möten på olika platser i bostadsområdet, till exempel i skolan, i centrum eller hos föreningarna
• Om ni har en kundtidning, utnyttja den
• Kalla till möten i en visningslägenhet
• Locka med någon form av belöning eller attraktion
• I stället för en lapp i brevlådan – häng en skylt på dörrhandtaget till varje lägenhet (som "stör ej-skylten" på hotellrum)
• Utnyttja sociala medier
• Välj en lokal som även rörelsehindrade personer kan ta sig till och komma in i
• Se till att även personer med nedsatt syn eller hörsel kan ta del av informationen

Personliga möten – hembesök

En hel del bostadsföretag satsar på personliga möten med var och en av de berörda hyresgästerna. Det kan ske på bostadsföretagets kontor eller på annan mer neutral plats, dit man bjuder in varje hushåll till information och samtal om den förestående ombyggnaden. En del hyresvärdar föredrar att göra hembesök hos alla hyresgäster.

Sociala medier kan vara en effektiv kanal

Väldigt många människor är i dag aktiva på det sociala nätverket Facebook. Det kan vara bra att utnyttja den kanalen för att nå ut. Drygt tre timmar i veckan tillbringar genomsnittsanvändaren på sociala nätverk, främst Facebook. För de unga (12–25 år) är tiden på sociala nätverk dubbelt så lång. Allra mest aktiva på de sociala nätverken är de unga flickorna (16–25 år). Men även många äldre använder Facebook.

Illustrera med en tidslinje

Gör en överskådlig processbeskrivning för de boende, där de kan se vad som kommer att hända och när.