Förberedelser

Så snart som möjligt efter beslut om ombyggnad bör du gå ut med en första information till hyresgästerna om dina ombyggnadsplaner. Men inte för snart – det gäller att vara väl förberedd och att ha gjort klart för sig vad dialogen ska syfta till innan du går ut till hyresgästerna.

Kontakta hyresgästföreningen

Den hyresgästorganisation som ni har förhandlingsordning med bör kontaktas i ett tidigt skede. Informera om att en ombyggnad är på gång och att en hyresförhandling kommer att påkallas så småningom.

I många fall finns så kallade boinflytandeavtal, som reglerar hur och i vilken utsträckning som hyresgästerna kan påverka förvaltningen och vad hyresvärden ska samråda med hyresgästerna om. Boinflytandeavtalet kan också ta upp vad som ska gälla vid ombyggnad.

Om det finns ett upparbetat samarbete med en lokal hyresgästförening kring boendeinflytandet är det naturligt att använda denna kanal för dialog och inflytande även i samband med ombyggnaden.

Ibland tar hyresvärden och hyresgästföreningen fram ett ramavtal för hur ombyggnadsprocessen ska gå till. Där kan man i förväg komma överens om vad som ska gälla i fråga om till exempel evakuering och hyresrabatter. Ramavtalet kan gälla för alla ombyggnader i ett fastighetsbestånd eller för en enstaka ombyggnad.

Ta reda på vilka hyresgäster ni har

Ta reda på vilka det är som bor i de hus som ska byggas om! – Vilka förutsättningar och behov har de, utifrån sin livssituation? Det kan till exempel spela roll om man arbetar natt, har husdjur eller småbarn eller kanske kommer att få barn under ombyggnadstiden. Det kan också vara bra att känna till om det är någon som är rörelsehindrad eller har hemtjänst och vilka förutsättningar hyresgästerna i övrigt har att klara av att bo kvar under en ombyggnad.

Äldre personer är ofta tåliga. Tvärtemot vad man kanske förväntar sig är det ofta inte de äldre som beklagar sig mest över de olägenheter som ombyggnaden medför. Tänk i alla fall på att äldre personer ofta är sköra, rent fysiskt, och kan behöva lite extra hjälp och stöd.

En visningslägenhet kan fylla flera funktioner

Att renovera en visningslägenhet är ett sätt att förbereda en ombyggnad.

• Det gör det lättare för dig att förklara vad ombyggnaden kan komma att resultera i, vilket kan öka förståelsen och minska oron bland de boende.
• Om du som hyresvärd erbjuder flera alternativ eller tillval blir det mycket lättare för hyresgästerna att ta ställning till dessa alternativ i full skala än om de bara får se dem på bild.
• Visningslägenheten blir en konkret utgångspunkt för en konstruktiv dialog med hyresgästerna.
• Håll gärna mötena med hyresgästerna i visningslägenheten. En visningslägenhet väcker intresse och kan i sig bidra till större uppslutning.
• Visningslägenheten kan också utgöra utgångspunkt för hyresförhandling.

Samordnad kommunikation – "en väg in"

Det måste finnas en tydlig ingång för hyresgästerna – "en väg in". Det kan vara projektledaren men det kan vara praktiskt att någon annan håller i kontakterna med hyresgästerna och leder dialogprocessen.

I de allmännyttiga bostadsföretagen finns ofta en ombyggnadssamordnare, som ansvarar för i princip all information till och alla kontakter med hyresgästerna under själva ombyggnadsskedet.

Enkät till hyresgästerna

Ett sätt att ta reda på vad de boende saknar eller särskilt värdesätter är att gå ut med en enkät. Många bostadsföretag använder sig av återkommande enkäter för att informera sig om vad de boende tycker om service och annat. De kallas nöjd-kund-index (NKI) eller nöjd- boende-index (NBI). Det kan också vara ett sätt att utvärdera av en pågående eller genomförd utvecklingsinsats. En idé kan vara att låta de boende själva göra en egen inventering.

Samordning med andra aktörers dialogprocesser

Är den planerade ombyggnaden ett led i en områdesförnyelse, som ska samordnas med andra aktörers insatser i stadsdelen? Då kan det vara klokt att ni även samordnar dialogen med dem som bor i området.

Ibland kanske din dialog med hyresgästerna bör ses som en del i en mer omfattande medborgardialog kring förnyelsen av stadsdelen. Det är vanligen kommunen som håller i medborgardialogen.