Tema: Goda exempel på tillsynsplaner

I 2022 års regleringsbrev har länsstyrelserna haft ett särskilt uppdrag att redovisa goda exempel på byggnadsnämndernas tillsynsplaner. I uppdraget har också ingått att redovisa hur byggnadsnämnderna har arbetat med att ta fram tillsynsplaner och hur de arbetar med att följa upp och utvärdera dessa. Samtliga länsstyrelser har redovisat uppdraget till Boverket. Ur Boverkets sammanställning av redovisningen framgår att det finns många goda exempel på hur byggnadsnämnderna har arbetat med att ta fram tillsynsplaner, liksom hur nämnderna arbetar med att följa upp och utvärdera dessa.

Metod

De flesta länsstyrelser har valt att göra kvalitativa intervjuer med ett urval av sina kommuner. Urvalet har i huvudsak baserats på vilka kommuner som i föregående års uppdrag till länsstyrelserna redovisat att de har en tillsynsplan, samt i viss mån på kommungruppsindelning. Intervjufrågorna har tagits fram av länsstyrelsernas expertgrupp för tillsynsvägledning och har stämts av med Boverket. Vissa länsstyrelser har i stället för att göra intervjuer skickat frågorna som en enkät till utvalda kommuner. Boverkets sammanställning visar att underlaget baseras på kvalitativa intervjuer eller enkätsvar från 63 kommuner. I den fortsatta redogörelsen görs ingen skillnad på om svarande kommun har intervjuats eller besvarat en enkät från länsstyrelsen.

Osäkerheter i underlaget

Samtliga 21 länsstyrelser har rapporterat sin sammanställning till Boverket, men länsstyrelserna har haft olika förutsättningar och metoder för genomförandet. Svarsfrekvensen skiljer sig markant åt mellan olika län och länsstyrelsernas återgivning av intervjuerna skiljer sig åt i detaljeringsgrad. De kvalitativa intervjuerna har medfört en dynamik i både frågor och svar, där vissa kommuner inte har fått eller besvarat samtliga frågor medan andra kommuner kan ha besvarat flera frågor med samma lydelse. Boverket har uppmärksammat variationer i underlaget och tolkningen av underlaget bör därför göras med viss försiktighet.

Att ta fram en tillsynsplan

Nästan samtliga svarande kommuner har inlett arbetet med att ta fram en tillsynsplan genom att göra en behovsutredning. Syftet med behovsutredningen har varit att ge en nulägesbild kring behovet av att bedriva tillsyn inom olika områden. Utredningen har också använts för att visa för politiken varför de behöver prioritera ner vissa områden och hur det påverkar målen, liksom vilket resursbehov som finns. Detta kan i sin tur ställas i relation till den nuvarande bemanningen och visa om det finns behov av att anställa fler tjänstepersoner som kan arbeta med tillsyn.

De områden som tillsyn kan bedrivas inom kan vara geografiska, till exempel att man under ett år inriktar sin tillsyn på en viss del av kommunen, eller så kan det vara specifikt inriktat på en viss typ av överträdelser.

Prioritering, planering och framförhållning

De huvudsakliga skälen till att kommunerna jobbar utifrån en tillsynsplan är att det ger möjlighet till bättre prioritering och planering av tillsynen. Tillsynsplanen gör det därmed enklare att säkerställa att lagstiftningen uppfylls, samtidigt som den är ett bra verktyg internt för hur handläggarna ska jobba.

Framförhållning kan även ge positiva bieffekter. En kommun har uppgett att de skickade ut brev i förväg om att inventering av olovliga plank skulle göras och att tillsynsbesök skulle äga rum. När tillsynsbesöken sedan ägde rum noterade byggnadsnämndens tjänstepersoner att vissa olovliga plank tagits bort redan innan besöket. Kommunen upplevde också att det snabbt spred sig att det inte går att komma undan med att utföra åtgärder utan lov.

Politisk vilja bakom tillsynsplanerna

Det varierar mellan kommunerna hur byggnadsnämndens förvaltning är uppbyggd och vilka anställda som arbetar med tillsyn och med att ta fram tillsynsplaner. I vissa kommuner är det vanligast att bygglovshandläggare arbetar med tillsyn, medan det i andra kommuner i stället är vanligast att byggnadsinspektörerna gör detta. Ett fåtal av de intervjuade kommunerna har också specifika tillsynshandläggare. Vanligtvis är det de handläggare som arbetar med tillsyn som tillsammans med sin chef också utformar tillsynsplanen, men det finns undantag. Ett gott samarbete med andra förvaltningar och tillgång till jurist beskrivs också som en stor fördel för att arbeta med tillsyn.

Enligt de svarande kommunerna är det tjänstepersoner vid förvaltningen och politiker i byggnadsnämnden som tillsammans genom en dialog initierar arbetet med att ta fram tillsynsplanen. Av underlaget framgår också att tjänstepersonerna gör arbetet med att ta fram tillsynsplanen och förankrar sedan detta med politikerna i byggnadsnämnden. I stort sett alla kommuner som tillfrågats har svarat att tillsynsplanen är fastställd av byggnadsnämnden, men det varierar hur ofta den tas upp för beslut. I vissa kommuner fattas beslutet årligen i samband med revidering, medan andra kommuner har tillsynsplaner som löper på två eller tre år i taget.

Resurser spelar roll

I underlaget framgår det att knappt en fjärdedel av de svarande kommunerna bedömer att de har tillräckligt med resurser för att bedriva tillsyn på ett sätt som överensstämmer med tillsynsplanen.

En tredjedel av de svarande kommunerna menar att de fortfarande saknar resurser för att kunna bedriva tillsyn utifrån tillsynsplanen. Flera av dem beskriver att tillsynen enbart sker när det finns lediga resurser, medan andra påtalar att de endast har resurser att prioritera anmälningar som kommer in medan de inte kan bedriva egeninitierad tillsyn.

Bristen på resurser är påtaglig främst i svaren från befolkningsmässigt sett mindre kommuner, där samma tjänsteperson kan överlappa på flera olika tjänster eller funktioner. Det ska noteras att underlaget inte ger en fullständig bild av resursbehovet då det i flera fall inte går att utläsa hur enskilda kommuner har besvarat frågan. Det framstår dock som att det finns ett generellt behov av mer resurser hos kommunerna för att kunna bedriva tillsyn.

En synpunkt som återkommer i underlaget är att tillsättningen av specifika tillsynshandläggare, gärna som heltidstjänster, minimerar risken för att tillsynen ska prioriteras bort.

Det går att börja enkelt

Flera av de svarande kommunerna påtalar att de inte ser ett behov av att ha en fullständig tillsynsplan från start. Det går att börja enkelt med en begränsad omfattning. Till exempel genom ett eller ett fåtal tillsynsområden och där tillsynen bedrivs utifrån den egna kommunens förutsättningar.

Flera kommuner lyfter särskilt fram att länsstyrelsernas mall har underlättat arbetet med att ta fram en tillsynsplan. Det nämns också återkommande att kommunen inte behöver uppfinna hjulet själv, utan kan ta hjälp av andra kommuner som redan har tagit fram en tillsynsplan.

I något fall har arbetet med att ta fram en tillsynsplan lagts på en administratör, för att på så sätt bespara handläggarna den arbetsinsatsen. Ett par andra kommuner har i stället låtit en praktikant som genomför sin lärande i arbete-period ta fram ett första utkast av tillsynsplanen.

Arbete med uppföljning och utvärdering

Samtliga svarande kommuner menar att uppföljning av tillsynsarbetet är en förutsättning för att tillsynsplanen ska förbli ett viktigt verktyg. Det är även viktigt att revidera tillsynsplanen utifrån nya behov, samt utifrån de lärdomar som upphävda tillsynsbeslut kan ge.

Uppföljningstakten varierar till viss del

Merparten av de svarande kommunerna följer upp och utvärderar sitt tillsynsarbete årligen, men en betydande andel – runt en tredjedel av de tillfrågade – har tätare uppföljningsintervall än så. Både kvartals- och tertialuppföljning förekommer, liksom enstaka kommuner som följer upp arbetet varannan månad eller halvårsvis.

Ett fåtal kommuner har en lägre uppföljningstakt och följer upp   tillsynsarbetet vartannat eller vart tredje år. Några kommuner svarar också att de har svårigheter att följa upp tillsynsarbetet eftersom det inte finns tillräckligt med resurser, eller för att det inte finns några mätbara mål uppsatta för uppföljningen. Av underlaget framgår att såväl lägre uppföljningstakt som otillräcklig uppföljning är vanligare i befolkningsmässigt sett mindre kommuner.

Vanligast med årlig utvärdering

Själva utvärderingen av hur tillsynsplanen har följts sker oftast årsvis, även i kommuner som har en tätare uppföljningstakt. Flera kommuner uppger att tillsynsplanen då revideras utifrån nya behov, såsom förändringar i resurser, mål eller prioriteringar. Några kommuner påtalar också vikten av att införliva nya tillsynsområden i tillsynsplanen; något som senast aktualiserats av de nya kraven på individuell mätning och debitering.

Några kommuner påtalar också vikten av att ta lärdom av upphävda tillsynsbeslut och justera sina rutiner och mallar för att om möjligt minska antalet upphävda tillsynsbeslut i framtiden.