Administrativ information
Beslutet om förhandsbesked måste alltid innehålla viss administrativ information som gör det möjligt att identifiera, sortera och hantera beslutet.
Administrativ information
Administrativ information är till exempel beslutsdatum, diarienummer eller ärendenummer, vilken fastighet förhandsbeskedet gäller och vem som har sökt det. Sådana uppgifter bör med fördel placeras tidigt i beslutet.
Diarienummer/Ärendenummer:
Fastighetsbeteckning:
Fastighetsadress:
Sökande:
Sökandens adress:
Andra exempel på administrativ information är vilka handlingar som tillhör beslutet och vilka beslutet ska expedieras till.
Beslutet om förhandsbesked bör även ha en rubrik eller ärendemening så att det blir tydligt vad ärendet gäller.
Beslutsdatum
Av ett beslut om förhandsbesked måste det alltid framgå vilket datum beslutet togs. Beslutsdatum behövs oavsett om det är ett beslut taget av nämnden eller ett delegationsbeslut och oavsett om det är ett beviljande eller ett avslag.
Diarienummer eller ärendenummer
Alla allmänna handlingar, som till exempel en ansökan om förhandsbesked, ska registreras så snart de har kommit in till en myndighet. Av registret ska framgå det diarienummer eller annan beteckning som ärendet har fått.
1 §
Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra-fjärde styckena.
Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.
2 §
Beträffande handlingar som registreras enligt 1 § ska det av registret framgå
1. datum då handlingen kom in eller upprättades,
2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen,
3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och
4. i korthet vad handlingen rör.
Uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten.
I alla beslut om förhandsbesked bör diarienummer eller ärendenummer framgå. Det gör att det tydligt framgår vilket ärende beslutet hör till.
Fastighetsuppgifter och uppgift om sökande
Beslutet om förhandsbesked ska ange var det gäller. Ett beslut om förhandsbesked är inte knutet till en person, utan till en fastighet eller ett byggnadsverk. Förutom fastighetsbeteckning bör fastighetens adress finnas med. Detta då det inte är självklart för grannar och andra berörda att förstå var ansökan om förhandsbesked gäller om enbart fastighetsbeteckningen anges.
Beslutet bör dock innehålla både fastighetsuppgifter och namn på sökande och dennes adress.
Många kommuner väljer att publicera protokoll och inkomna handlingar på sina webbplatser. Enligt offentlighetsprincipen finns det ingen skyldighet att publicera den här typen av information på internet. Om kommunen väljer att göra det ska dataskyddsförordningen (EU 2016/679), GDPR, följas och kommunen måste ha rutiner för hur personuppgifter hanteras.
Rubrik på beslutet
Rubriken på beslutet ska vara kortfattad och tydlig. Rubriken ska tydligt ange vad ärendet gäller utan att bli för omfattande. Rubriken bör därför inte överlastas med information som det inte finns någon anledning att redogöra för i rubriken. Information om fastighetsbeteckning, adress, sökande eller diarienummer kan med fördel anges tydligt på annan plats i beslutet.
Kommunen kan välja olika utformningar av rubrik på beslut beroende på vad man vill uppnå med rubriken. Rubrikens utformning beror också på hur kommunen väljer att disponera beslutet i övrigt. Även andra faktorer, som till exempel ärendehanteringssystem, kan ha betydelse för hur rubriker utformas.
Enbart ange att beslutet gäller förhandsbesked
Rubriken kan enbart ange att beslutet avser ett förhandsbesked. Det måste då av beslutet i övrigt tydligt framgå vad beslutet avser, som typ av byggnader exempelvis bostadshus, skola eller industri och antal byggnader.
Beslut om förhandsbesked
Förhandsbesked och vad förhandsbeskedet gäller
Ett alternativ är att beslutsrubriken både anger att det är ett förhandsbesked och vad beslutet gäller. Att ange vad förhandsbeskedet gäller redan i rubriken kan underlätta vid framtida hantering när man ska hitta ett visst beslut, om det finns flera förhandsbesked på samma fastighet. Rubriken bör ange vilken sorts byggnad förhandsbeskedet gäller, till exempel bostadshus, skola eller industri.
Beslut om förhandsbesked för uppförande av enbostadshus
Beslut om förhandsbesked för nybyggnad av flerbostadshus
Beslut om förhandsbesked för nybyggnad av industrilokal
Vad förhandsbeskedet gäller samt beslutet
Beslutsrubriken kan även ange om ansökan om förhandsbesked beviljas eller avslås. Det kan göra beslutet tydligare, men beslutsrubriken ersätter inte beslutsmeningen som uttömmande ska ange vad beslutet innebär.
Beslut att bevilja ansökan om förhandsbesked för uppförande av enbostadshus
Beslut att avslå ansökan om förhandsbesked för uppförande av enbostadshus
Beslut att ge positivt förhandsbesked för uppförande av enbostadshus
Beslut att ge negativt förhandsbesked för uppförande av enbostadshus
Handlingar som tillhör beslutet
Det är lämpligt att det av beslutet framgår vilka ritningar eller andra handlingar som tillhör beslutet.
Vid redovisning av tillhörande handlingar måste handlingens datum framgå. Datumet kan vara när de inkom till kommunen det vill säga registreringsdatumet eller instämplingsdatumet. Det kan också vara det datum som ritningarna är upprättade. Det är därför viktigt att det av beslutet framgår vilket datum som avses. Om sökande under ärendets handläggning har skickat in flera olika versioner av ritningar så är det viktigt att det tydligt framgår av beslutet vilka ritningar det är som nämnden har tagit beslut om. Handlingar som i de allra flesta fall bör redovisas är ansökan och situationsplan eller karta.
Handlingar som tillhör beslutet:
Ansökan och karta inkomna "datum"
Handlingar som ingår i beslutet:
Ansökan inkommen "datum"
Situationsplan inkommen "datum"
Underlag för beslut
Av beslutet bör det framgå vilket underlag som beslutsfattaren har haft som grund för beslutet. Det gör det tydligt för sökande och andra berörda vad beslutsfattaren har haft kunskap och kännedom om. Underlag till beslut kan till exempel vara:
- förvaltningens förslag till beslut ibland kallad tjänsteskrivelse,
- muntlig föredragning av ärendet på nämndssammanträdet,
- yttranden från andra förvaltningar, berörda bolag, museum med flera,
- yttranden från sakägare, grannar med flera,
- datum för ett platsbesök,
- översiktsplanen, gärna med hänvisning till relevant del,
- bullerberäkning,
- antikvarisk utredning, och
- geoteknisk undersökning.
Expediering av beslut
Beslut om förhandsbesked ska expedieras och kungöras. Byggnadsnämnden ska i samband med detta se till att det lämnas en korrekt överklagandeanvisning till dem som ska ha en sådan. Av beslutet bör det därför framgå till vilka som beslutet ska expedieras och om en överklagandeanvisning ska lämnas. På så sätt minimeras risken för att ett beslut som kan överklagas expedieras utan att det samtidigt lämnas en underrättelse om hur det kan överklagas. (jfr JO-protokoll 2015-01-30 dnr 5379-2014)
Expediering och kungörelse av lov och förhandsbesked
Byggnadsnämndens hantering av överklagande
Beslutet delges:
"namn", "adress" (med överklagandeanvisning)
Beslutet skickas med brev till:
Sökanden
Meddelande skickas till:
"namn", "adress"
Beslutet kungörs i Post- och Inrikes Tidningar.
Beslutet delges:
Sökanden (med överklagandeanvisning)
Beslutet skickas med brev till:
"namn", "adress"
Beslutet kungörs inte i Post- och Inrikes Tidningar.
Beslutet skickas till:
Sökanden samt annan part enligt förteckning (Brev).
Grannar och andra vars synpunkter beslutet går emot (Delgivning samt överklagandeanvisning).
Grannar och övriga sakägare enligt förteckning (Meddelande).
Övriga eventuella sakägare underrättas genom kungörelse i Post- och Inrikes Tidningar.
Delgivning
Beslutet delges följande parter:
Sökanden
Ägaren till fastigheten "fastighetsbeteckning" med överklagandeanvisning
Kungörelse
Beslutet kungörs i Post- och Inrikes Tidningar (www.poit.se) för att beslutet ska kunna vinna laga kraft.
Meddelande
Information om att förhandsbesked har beviljats kommer att skickas till:
Ägarna till fastigheten "fastighetsbeteckning"
Ägarna till fastigheten "fastighetsbeteckning"
Beslutet skickas även till
Kommunens arkiv